Das IT-Verfahren eAkte steht den Landesbehörden in Schleswig-Holstein und Bremen als Lösung für die Einführung der elektronischen Akte (eAkte) zur Verfügung. In beiden Ländern wird die eAkte mit dem leistungsfähigem Dokumentenmanagementsystem VISkompakt des Unternehmens PDV-Systeme Erfurt umgesetzt. Von der Registratur über die prozessorientierte Vorgangsbearbeitung bis zur revisionssicheren Ablage unterstützt das DOMEA-zertifizierte Produkt VISkompakt das gesamte Verwaltungshandeln.
Leistungsmerkmale des Dokumentenmanagementsystems
mandantenfähig
elektronische Aktenverwaltung und Registratur
elektronische Vorgangsbearbeitung (sequentiell und parallel)
gleichzeitige Verfügbarkeit der Akten
Recherche unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte
Integration in MS-Office
Aufgaben- und Terminmanagement
Adressverwaltung
elektronische Aussonderung und Archivierung
revisionssichere Dokumentation des Verwaltungshandelns
VISkompakt wird von dem Unternehmen PDV Systeme Erfurt als Client/Server-Anwendung und als WEB-basierte Anwendung zur Verfügung gestellt. Aktuell erfolgt die Integration von VISkompakt in die Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)-Plattform.
Dataport ergänzt die Leistungsmerkmale des Dokumentenmanagement-systems mit dem IT-Verfahren eAkte um standardisierte Konzeptpakete und Einführungsstrategien. So werden mit dem IT-Verfahren behördliche Geschäftsprozesse medienbruchfrei und vollständig elektronisch umgesetzt. Die elektronische Akte wird in IT-gestützter Vorgangsbearbeitung erzeugt, erfasst und verwaltet. Das IT-Verfahren stellt Dokumente, Akten und Vorgänge jederzeit an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung, an denen sie benötigt werden. Informationen werden unabhängig vom Ort der Aufbewahrung nach einem ausgefeilten Berechtigungskonzept zur Verfügung gestellt. Dabei können Teams parallel mit den gleichen Akten arbeiten. Das Versionsmanagement hilft, Kopien und damit Redundanzen zu vermeiden. Sie arbeiten immer mit der richtigen Version der Akte.
Leistungen von Dataport rund um das IT-Verfahren eAkte
Erstellung von Fach- und IT-Konzepten
Begleitung bei der Einführung, Projektmanagement
Customizing, Konfiguration
Schulung
Anwender-Support und User Help Desk
Für E-Government-Anwendungen ist die eAkte ein zentraler Baustein. Sie hilft Medienbrüche zu vermeiden und die elektronische Kommunikation besser zu nutzen.
Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz wertete das Konzeptpaket eAkte als vorbildlich.