Einer für alle: Das Musketier-Prinzip als Schlüssel zur behördlichen Digitalisierung

Ein Paar sitzt mit einem Laptop auf einem Sofa

Vor etwa dreieinhalb Jahren definierte der Gesetzgeber mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) ein ehrgeiziges Ziel für die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland: Bis Ende 2022 sollen Bund und Länder ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch zur Verfügung stellen. Nun geht es auf die Zielgerade. Schnelligkeit ist gefragt und alle Beteiligten sind sicher ins Ziel zu bringen. Dafür sind Teamwork und hohe Flexibilität erforderlich.

Wir erleben gerade, wie wichtig Digitalisierung für die Arbeitsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung ist. Denn wie sonst als online kommen Bürger*innen und Unternehmen trotz Lockdown und Kontaktbeschränkungen beispielsweise an Unterstützungsleistungen? Spätestens jetzt ist klar, dass Digitalisierung kein „Nice-to-have“, sondern ein „Must-have“ ist. Und wir sehen eine Umkehr der Sichtweise: Alle Verwaltungsleistungen müssen zuerst digital funktionieren, danach können analoge Alternativen erarbeitet werden. „Corona“ zeigt, wie wichtig es ist, dass die mit dem OZG gestellte Herkulesaufgabe erfolgreich erfüllt werden muss.

Die Musketiere der Digitalisierung

Doch es zeigen sich nicht nur Sorgenfalten auf den Stirnen der Verantwortlichen, sondern auch zunehmend Schweißperlen. Bisher wurden vor allem OZG-Leistungen auf Bundesebene umgesetzt. Jetzt, im Endspurt, ist gerade die Umsetzung auf kommunaler Ebene zunehmend anspruchsvoll. Bei 11.000 Kommunen in 16 Bundesländern ergibt sich eine Vielzahl sehr unterschiedlicher Verfahren. Bund und Länder einigten sich deshalb schon früh auf ein Umsetzungsprinzip, das dieser Komplexität Rechnung tragen sollte: Die Entwicklung sinnvoller Arbeitspakete soll aufgeteilt und die einzelnen Online-Leistungen sollen bundesweit bereitgestellt werden. „Einer für Alle“ (EfA) wurde dieses Vorgehen getauft. Nach dem Musketier-Prinzip sollen Kosten und Zeit gespart und bürokratische Doppelstrukturen vermieden werden. Das fällt jedoch nicht leicht. Unterschiedliche politische Interessen im föderalen System, fehlende Geduld oder mangelndes Vertrauen haben bereits Lösungen hervorgebracht, die es nun wieder zu synchronisieren gilt.

Mehr Geld für die Musketiere

Die Verfechter der „Einer-für-Alle“-Idee bekamen unlängst Rückenwind durch zusätzliche drei Milliarden Euro im Zuge des Konjunkturpakets zur Corona-Folgen-Bekämpfung. Der Bund stellte für die Auszahlung eine Bedingung: Geld gibt es nur für Lösungen nach dem EfA-Prinzip.

Wir zählen uns bei Dataport zu den „Musketieren“. Denn wir haben in fast 20 Jahren IT-Arbeit für mehrere Bundesländer reichlich Projekterfahrung in föderalen Strukturen sammeln können. Das EfA-Prinzip hat sich dabei bereits bei unserer Online-Service-Infrastruktur (OSI) bewährt. Die Dataport-OSI bietet die Voraussetzungen für eine gegenseitige Nutzung von Online-Diensten. Behörden können darüber ihre digitalen Online-Dienste unter Zuhilfenahme von Bausteinen wie Servicekonto, elektronischem Postfach oder Bezahlfunktion bereitstellen. Es gibt in Deutschland keine Plattform mit einem vergleichbaren Reifegrad. Und weil wir die dafür entwickelten Anwendungen schon im Hinblick auf eine flächendeckende Nachnutzung gestaltet haben, spielt die Dataport-OSI in den bundesweiten Diskussionen zur EfA-Umsetzung eine wichtige Rolle.

Checkliste für die letzte Runde vor dem Ziel

Das Ziel ist in Sicht, jetzt geht es um alles. Höchste Zeit für einen Boxenstopp. Sehen wir einmal nach, was für eine erfolgreiche OZG-Umsetzung erforderlich ist:

  • Einer-für-Alle-Anwendungen im OZG-Prozess müssen konsequent als echte Plattform-Lösungen konzipiert und umgesetzt werden. Diese sollten von allen Kommunen deutschlandweit genutzt werden können. Die OSI-Plattform von Dataport stellt dafür eine bereits bewährte Blaupause dar.
  • Die Koordination der länderübergreifenden Zusammenarbeit muss deutlich intensiviert werden. Bei Dataport haben wir ein eigenes Programm aufgelegt, das dafür die Expertise von Fachkräften aus unterschiedlichen Teilen des Unternehmens bündelt.
  • Die Verantwortlichen auf Bundes- und Länderebene sowie in den Kommunen müssen sich von jeglichem Silo-Denken verabschieden. Liebgewordene Prozesse sind nicht immer die besten.
  • Mehr Offenheit für neue Wege und Methoden: Die Motivation und Mobilisierung einer agilen Haltung, von Offenheit und Mut für Neues entfesselt eine extrem positive Dynamik.
  • Wir müssen lernen, wie Startups zu denken und zu handeln: Wir sollten uns trauen, auch mal nicht perfekt zu sein, um dafür Ergebnisse auf die Straße zu bringen. Achtzig Prozent der Ergebnisse werden mit zwanzig Prozent des Aufwands erreicht.

Nur die Spitze des Eisbergs

Haben wir Ende 2022 das Ziel erreicht, dürfen wir uns zwar beglückwünschen, aber nicht zufrieden zurücklehnen. Die eigentliche Arbeit geht dann erst los. Denn bei den zu digitalisierenden Leistungen laut OZG handelt es sich auf Verwaltungsdeutsch um „das nach außen wirkende Handeln der Verwaltung“. Konkret: Es geht um Anträge, wie BAföG-Antrag, Elterngeldantrag oder Anträge auf Geburtsurkunden. Und die Bearbeitung all dieser Anträge? Wer konsequent digitalisieren will, muss auch die sich daran anschließenden Verwaltungsprozesse in Angriff nehmen. Die Erfahrungen im Rahmen der OZG-Umsetzung sowie die dabei erarbeiteten technischen und organisatorischen Lösungen bieten dafür eine wichtige Basis. Und sie tragen dazu bei, unser Denken und unsere Auffassungen von Zusammenarbeit zukunftsfähig aufzustellen. Neben vertrauensvollen Kooperationen unterschiedlichster Akteure zählt dazu, dass neue agile Arbeitsweisen auch im Bereich der Behörden-IT mehr und mehr Fuß fassen. Bei Dataport merken wir, wie belebend und motivierend solche Lern- und Entwicklungsprozesse sind und teilen unsere Begeisterung darüber gern mit unseren Kunden und Partnern. Deshalb haben wir auch keine Angst vor dem Teil des Eisbergs unter der Wasseroberfläche. Vielmehr freuen wir uns auf die dort wartenden Herausforderungen.

Autor*in

Abteilungsleiter Beratung Digitalisierung
Florian Becker, Abteilungsleiter Beratung Digitalisierung

Der Wirtschaftsinformatiker Florian Becker ist seit 2010 bei Dataport und verantwortet dort die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Er ist Abteilungsleiter Beratung Digitalisierung und damit einer der zentralen Akteure bei der Entwicklung einfach zu handhabender Online-Dienste für Bürger*innen und Unternehmen.