Moderne Zusammenarbeit perfekt orchestriert: dWorkflow

Kurz erklärt

Analoge und pseudo-digitalisierte Umläufe sind aufwändig, kosten Zeit und sind intransparent. Deutlich besser geht es bald digital: Mit dWorkflow, der Lösung für schnelle und einfache Arbeitsabläufe!

Mann arbeitet mit Tablet

Analog ist out

Umlaufmappen und Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse via E-Mail bringen Probleme mit sich. Angelegenheiten können nicht beendet werden, weil noch nicht alle Antworten oder Unterschriften vorliegen. Es ist nicht nachvollziehbar, an welcher Stelle sich ein Vorgang gerade befindet. Es ist schwer festzustellen, wo sich Schwachstellen im Ablauf befinden. Gleichartige Vorgänge müssen in jedem Einzelfall neu verfügt und in den Umlauf gegeben werden.

Kurz: Analoge Umläufe sind aufwändig, kosten Zeit und sind intransparent.

In Zeiten, wo Bürger*innen ihre Anliegen überall via Webportal und Onlinedienst digital in Prozesse einspeisen, ist die Nutzung von Unterschriftenmappen und eMail-Ketten einfach nicht mehr opportun. Und auch nicht notwendig: Mit dWorkflow digitalisieren Sie Ihre Umläufe und Abstimmungs-/Genehmigungsprozesse auf einfache und flexible Weise.

Produktivität digital steigern

Möchten Sie stattdessen Umläufe ohne Zeitverlust schnell und digital durchführen? Möchten Sie wissen,  bei welcher Kollegin/welchem Kollegen ein Vorgang gerade liegt? Möchten Sie den Ablauf für gleichartige Vorgänge nur einmal festlegen müssen? Möchten Sie dies alles pragmatisch und schnell bewerkstelligen können? Und gleichzeitig natürlich die Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllen?

Dann ist dWorkflow die perfekte Lösung für Sie. Mit dWorkflow nutzen Sie ein praxiserprobtes Werkzeug für modernes Verwaltungshandeln. Neue Workflows sind schnell eingerichtet, die Bedienung intuitiv und unkompliziert. Über die workflowbezogenen Zugriffsrechte steuern Sie individuell, wer auf welche Inhalte zugreifen darf. Externe Systeme, z.B. für die elektronische Aktenführung, können über Schnittstellen angebunden werden und sorgen für eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung. Dank der detaillierten Protokollierung sind Sie gegenüber der Revision jederzeit aussagefähig.

dWorkflow ist Vorgangsmanagement in leicht, schnell und sicher.

Produktvorteile

  • Einfach

    • intuitive Bedienung
    • Keine Medienbrüche
    • Vertreterregelung
    • „Rückfrage“-Funktion
    • Workflowstart von extern möglich
  • Sicher

    • Rechteverwaltung
    • Benutzerverwaltung
    • detaillierte Protokollierung
    • qualitätsgesicherte Daten
    • Vorgänge immer im Blick
  • Wirtschaftlich

    • attraktive Benutzerpakete
    • Effizienzsteigerung durch Standardisierung
    • transparentes Verwaltungshandeln
    • Einfaches Prozessdesign
    • Interoperabilität

Digitalisierung geht auch einfach!

Mitarbeiterbild

Das Digitalisieren von einfachen Abläufen ist mit dWorkflow wirklich simpel. Die einfache Bedienung sorgt für hohe Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen und damit für einen schnellen Return on invest.

Nadine Kuhlmann

Produktverantwortliche dWorkflow

Anwendungsbeispiele

Interne Bestellprozesse sind oftmals "old fashioned": Da sind Formulare auszufüllen, es müssen Genehmigungen eingeholt werden, der Vordruck muss dann an per Hauspost an die richtige Stelle geschickt werden... E-Mail sind in diesem Kontext auch keine echte Alternative.

Mit dWorkflow verpassen Sie Ihrem Bestellprozess einen Turbo. Bestellungen werden nicht nur schneller abgearbeitet, sondern der Besteller weiß auch jederzeit, bei wem sich seine Bestellung gerade befindet. Transparenz geschaffen und Zeit gespart - ohne große Investition.

Unterschriften-Mappen sind auch heute noch weit in der Kommunallandschaft verbreitet, sammeln sie doch für Entscheider seit Jahrzehnten relevantes Schriftgut zur konzertierten Bearbeitung. Diese Mappen transportieren aber auch ein altes Problem: Die Person, die die Mappe physikalisch auf dem Schreibtisch liegen hat, ist die Einzige, die sagen kann, was sich in ihr befindet. Sie ist auch die Einzige, die die Vorgänge im Prozessablauf zur nächsten Instanz weiterreichen kann. Das ist intransparent, kostet Zeit und ist ineffizient. Entscheider im Kommunalbereich sind in Zeiten von Personalmangel, demografischen Problemen und permanent steigenden Anforderungen an die Leistung der Verealtung daher gut beraten,  die "Aktenmappen" digitalisieren.

Mit dWorkflow schaffen Sie Transparenz. So ist jederzeit ersichtlich, wo der Vorgang gerade liegt und welchen Status er gerade hat. Über die dWorkflow-Schnittstelle kann Schriftgut auch gleich in der richtige eAkte archiviert werden. Die Bearbeitung wird vereinfacht, Medienbrüche vermieden. Entscheidungsprozesse laufen plötzlich deutlich beschleunigt ab.

Eine große bürokratische Herausforderung in Kommunen ist das Sitzungsmanagement. Nicht jede Kommune verfügt über ein ausgefeiltes Ratsinformationssystem. Da wird die Abstimmung über Sitzungsergebnisse, z.B. eines Unterausschusses, schnell ein langwieriges, mühsames Unterfangen. Mit Hilfe von einfacher Digitalisierung schaffen Sie schnell eine effiziente Lösung.

In dWorkflow realisieren Sie flexibel Mitzeichnungsketten. Ihre Ausschuss-Mitglieder stimmen dann per Mausklick über Sitzungsprotokolle ab.

Der erste Tag eines neuen Mitarbeiters, einer neuen Mitarbeiterin. Das ist nicht nur für diese Person ein spannender Moment. Als Personalverantwortliche*r möchten Sie natürlich sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter zum Einstellungstermin am richtigen Ort ankommen. Die Arbeitsplatzausstattung soll pünktlich zur Verfügung stehen, der Hausausweis bereit stehen. Damit dies auch reibungslos klappt, müssen viele verschiedene Kolleg*innen Ihres Hauses optimal zusammenarbeiten. Reibungsverluste wären hier gleichbedeutend mit Stress und fehlenden Komponenten ­­­- fatal für das Bild, was Ihre Institution bei neuen Mitarbeiter*innen abgeben würde!

Mit dWorkflow haben Sie alles im Griff. Sie legen einmal den Ablauf der Vorbereitungsarbeiten an und haben damit künftig bei jedem Prozessdurchlauf den absoluten Durchblick. Sie sehen, ob alles reibungslos läuft. Und wenn nicht, können Sie rechtzeitig reagieren. Und auch die Prozessbeteiligten gewinnen. Denn sie planen rechtzeitig ihre Zuarbeiten und Ressourcen und sorgen so für fristgerechte Zulieferung.

Urlaubsanträge sind, genau so wie interne Bestellungen ein Ärgernis, das sicherlich jeder kennt. Da hat man sich endlich im Team auf die Verteilung der Urlaubsphasen geeinigt, die Wordformulare ausgefüllt und per Mail an die Vorgesetzten geschickt. Allein, es fehlt die Rückmeldung und damit die Voraussetzung dafür, die geplante Urlaubsreise auch buchen zu können. Aber welcher Vorgesetzte muss jetzt noch tätig werden? Und wer genehmigt den Antrag, wenn in der Genehmigungskette eine Führungskraft wegen Krankheit abwesen ist?

Als Führungskraft können Sie dafür sorgen, dass Urlaubsanträge in Zukunft schnell und ohne Verzug genehmigt werden können. Mit dWorkflow legen Sie nicht nur den Ablauf des Genehmigungsprozesses an, sondern definieren auf jeder Entscheidungsebene auch, wer im Vertretungsfall einspringen kann.

Und dank der Transparenz in dWorkflow-Prozessen wissen auch Ihre Mitarbeiter*innen, bei welcher Führungskraft ihr Antrag gerade liegt. So werden Konflikte im Prozessablauf vermieden und Anträge schnell genehmigt.

Damit Sie planen können: Unsere dWorkflow-Roadmap

01.10.2020

Start der Pilotierungsphase

01.01.2021

Produktionsbetrieb

Ihre Ansprechpartner:

Mitarbeiterfoto von Michael Schulz-Heirich
Bereichsleiter Vertrieb
Michael Schulz-Heirich