Sicher und digital souverän
JUS-App – Mobiles Arbeiten im Jugendamt: Mehr Zeit fürs Wesentliche
Mit der JUS-App nutzen die Sozialarbeiter*innen der Freien und Hansestadt Hamburg eine moderne Lösung zur Fallbearbeitung in der Jugend- und Familienhilfe. Sie können per Tablet-Computer von unterwegs aus arbeiten, haben jederzeit mobilen Zugriff auf alle Informationen und profitieren von der direkt Anbindung ans das Fachverfahren JUS-IT. Beauftragt von der Sozialbehörde und entwickelt von dataport.kommunal zusammen mit der Firma Diona, sorgt die JUS-App für Arbeitserleichterung und einen enormen Effizienzgewinn.
Eine App statt stapelweise Papier
Wenn die Mitarbeiter des Hamburger Jugendamtes, Emil Toffel und Caspar Hargesheimer, zu einem Hausbesuch ausgerückt sind, trugen sie früher noch seitenweise Papier mit sich herum. Verschiedene Anträge, Kontaktdaten, Hintergrund- und Fallinformationen stapelten sich zu dicken Akten. Sind die Daten vollständig? Ist die Adresse korrekt? Und habe ich die Handynummer der zuständigen Person parat? Nicht selten sind es Stressfaktoren wie diese, die Sozialarbeiter*innen der Hansestadt Hamburg vom Wesentlichen abhalten – der Arbeit mit, in und für die Familien.
Das war einmal: Denn diese Hürden fallen jetzt dank einer neuen mobilen Anwendung weg: „Jetzt haben wir eine elegante und moderne Alternative. Alle notwendigen Dokumente und digitale Akten haben wir jederzeit verfügbar in einer App auf dem Tablet-Computer. Wir sind schneller einsatzbereit und wirken auch auf unsere Kund*innen professioneller.“ Caspar Hargesheimer spricht von der JUS-App – der mobilen Lösung zur Fallbearbeitung in der Jugend- und Familienhilfe.
Klare Anforderungen – klarer Auftrag
Ein Blick zurück: Die Sozialarbeiter*innen der Hamburger Jugendämter haben immer wieder nach einer effizienteren Lösung für ihre Arbeit gefragt. Deshalb beauftragte die Hamburger Sozialbehörde dataport.kommunal mit der Schaffung einer mobilen Schnittstelle zum Fachverfahren JUS-IT, mit dem die Sozialarbeiter*innen der Hansestadt all ihre Falldetails und Unterlagen auf einem Blick verfügbar haben.
Ständiger Zugriff auf die eigenen Fälle war gefordert – idealerweise über eine mobile Lösung, die einfach zu bedienen ist. Die besondere Herausforderung bei der Entwicklung einer an das Verfahren angebundenen App: Die besonders sensiblen Daten von Kindern und deren Familien sicher zu verarbeiten und zu schützen.
Gemeinsam zur mobilen Lösung
Dataport.kommunal hat die Anforderungen in enger Zusammenarbeit mit der Sozialbehörde Hamburg und Vertreter*innen der zukünftigen Anwenderschaft analysiert sowie die komplette Ausschreibung betrieben und das Entwicklungsprojekt insgesamt koordiniert. In Kooperation mit den irischen App-Entwickler*innen der Firma Diona wurde so die Schnittstelle der App zum Fachverfahren JUS-IT entwickelt und implementiert.
Nicht zuletzt kümmerte sich das Team von dataport.kommunal auch um die Bereitstellung der mobilen Endgeräte. Insgesamt wurden mehr als 500 iPads für die Mitarbeiter*innen der Behörde beschafft. Im Zuge dessen musste Dataport zudem ein spezielles Sicherheitsprofil für die Endgeräte entwickeln, das die Berechtigungen auf dem Gerät regelt. Durch die Möglichkeit, Funktionen zu deaktivieren – es können beispielsweise keine Bildschirmaufnahmen erstellt werden – stellt das Team sicher, das der Datenschutz bestmöglich sichergestellt wird.
Heute können die Sozialarbeiter Emil Toffel und Caspar Hargesheimer mithilfe der JUS-App ihre Dokumentation digital und medienbruchfrei bereits vor Ort bei den Familien beginnen – und jederzeit auf ihre Fälle zugreifen. „Wir haben mehr Ruhe in den Gesprächen. Ich habe den Kopf einfach frei, weil ich weiß, dass ich alles dabeihabe“, erklärt Emil Toffel klar.
Sein Kollege Caspar Hargesheimer ergänzt: „Vorher sah es in der Praxis so aus: Nach dem Besuch in einer Familie mussten wir in die Dienststelle die nötigen Dokumente von Hand scannen und ins Fachverfahren hochladen – nach vielen, strengen Kriterien und nicht ohne Fehlerpotenzial. Jetzt haben wir alles sofort am richtigen Ort. Es geht nichts verloren, selbst, wenn ein(e) Kolleg*in krankheitsbedingt ausfällt, haben wir ganz transparent Zugriff auf die vollständigen Datensätze. Der Effizienzgewinn ist enorm. Wir haben weniger Schritte, die wir bei der Aktenführung durchgehen müssen, bei gleichzeitig mehr Prozessqualität.
So kommt unsere Hilfe schneller bei den Menschen an, und wir können viel mehr Unterstützung für Familien leisten.“ Damit spricht Hargesheimer auch Situationen an, in denen hochsensible Entscheidungen getroffen werden müssen, etwa eine Inobhutnahme noch direkt vor Ort. Zurück zum alten Standard möchten die beiden Sozialarbeiter nicht.
Wir nutzen die App jetzt schon eine Weile und möchten sie auf keinen Fall wieder abgeben. Sie erleichtert die Arbeit enorm.
Emil Toffel
Sozialarbeiter des Jugendamts, Stadt Hamburg
Anerkannt
Der Erfolg der JUS-App gibt Initiatoren und Entwickler*innen Recht. Die Akzeptanz für die moderne Lösungen wächst bei den Mitarbeitenden kontinuierlich. Und der geschaffene Mehrwert macht die öffentliche Verwaltung hellhörig. Viele andere soziale Einrichtungen äußern bereits ähnliche Bedarfe für eine mobile Lösung.
Nominiert
Anerkennung gab es zuletzt auch von der Fachwelt. Das Projekt wurde 2022 unter dem Namen „Mobility ASD“ für die „European Social Services Awards 2022“ für herausragende Leistungen im Bereich der Sozialdienstleistungen nominiert.
