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Registermodernisierung: Gut vorbereitet statt kalt erwischt
Das Projekt Registermodernisierung läuft – und betrifft Städte und Gemeinden ganz direkt. Doch was bedeutet das für sie? Wie können oder sollten sie sich vorbereiten? Unvollständige Daten, veraltete Systeme und knappe Ressourcen sind für die Umsetzung eine große Herausforderung. Denn: Die Registermodernisierung ist eine echte Chance. Für Bürger*innen, Unternehmen und Verwaltungen. Entscheidend ist: Wer vorbereitet ist, kann früh profitieren – wer abwartet, läuft Gefahr, kalt erwischt zu werden.
Bereits 2028 sollen Bürger*innen und Unternehmen die Ergebnisse der Registermodernisierung unmittelbar spüren. Weniger Nachweise bei Anträgen, automatisierte Abläufe und merklich schnellere Verfahrensabläufe – und das sind nur einige der Verbesserungen, die zu erwarten sind. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Systeme von Bund, Ländern und Kommunen interoperabel zusammenarbeiten. Hier entscheidet sich, ob die Modernisierung zum echten Effizienzgewinn wird. Kommunen, die frühzeitig Strukturen aufbauen und ihre Ressourcen wirkungsvoll einsetzen, können diesen Vorteil von Beginn an nutzen. Und gleichzeitig bei Bürger*innen und Mitarbeitenden für spürbare Entlastung sorgen.
Entlastung für Bürger*innen und Verwaltung
Bürger*innen und Unternehmen profitieren von schnellen, digitalen Verwaltungsleistungen. Deshalb werden sie Anträge auf Verwaltungsleistungen künftig medienbruchfrei und ohne wiederholtes Eingeben von Nachweisen stellen können. Diese müssen künftig nur noch einmal erbracht werden („Once Only“). Die Daten werden dann zentral und medienbruchfrei für jeden neuen Antrag bereitgestellt.
Das entlastet nicht nur Bürger*innen und Unternehmen sondern auch die Verwaltungen: Der Aufwand für Datenerhebung und -pflege in den Fachämtern reduziert sich; Anträge und Vorgänge können schneller bearbeitet werden.
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass der Weg dahin nicht einfach ist. Historisch gewachsene Register, verschiedene IT-Systeme und Schnittstellen, die nicht miteinander kompatibel sind, erschweren den übergreifenden Datenaustausch. Gleichzeitig fehlt es an Fachkräften.
Dennoch sollten sich Verwaltungen vorbereiten. Und so lautet die gute Nachricht: Schon wenige, aber gezielte Maßnahmen helfen dabei wirkungsvoll.
Kleine Schritte, große Wirkung
Wer sich frühzeitig informiert – etwa im Austausch mit Registerkoordinator*innen der Länder oder durch Veranstaltungen des Bundesverwaltungsamts (BVA) – verschafft sich schnell Klarheit über die wichtigsten Schritte. Auch eine systematische Analyse der vorhandenen Register und Fachverfahren hilft, den Überblick zu behalten und das Vorgehen gezielt zu planen.
Ebenso wichtig ist es, klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Wer liefert welche Nachweise? Wer prüft und wer dokumentiert? Kommunen, die diese Fragen rechtzeitig beantworten, schaffen Sicherheit und vermeiden Missverständnisse. Darüber hinaus lohnt es sich, vorhandene Prioritätenlisten und Roadmaps – beispielsweise vom Bundesverwaltungsamt – zu nutzen. So lässt sich das ganze Vorgehen einfach und schnell strukturieren.
Auf diese Weise entsteht Schritt für Schritt Stabilität und Orientierung. Verwaltungen können so Überraschungen vermeiden, leichter zusammenarbeiten und gemeinsam mit allen Beteiligten Vertrauen in den gesamten Prozess gewinnen.
Fazit: Gut vorbereitet gewinnt
Die Registermodernisierung ist ein wichtiger Schritt, um Verwaltung einfacher und bürgernäher zu machen. Ob sie zur Erfolgsgeschichte wird, hängt vor allem von der Vorbereitung ab. Wer rechtzeitig die Grundlagen schafft, Prioritäten setzt und den Austausch sucht, wird die Herausforderung meistern.
Dataport unterstützt Kommunen dabei, genau diese Voraussetzungen zu schaffen, Prozesse zu überprüfen und Ressourcen gezielt einzusetzen. So wird die Modernisierung von Anfang an zum Vorteil für Verwaltung, Bürger*innen und Unternehmen.
Wie das in der Praxis aussehen kann?
Werfen Sie einen Blick auf unser Projekt mit dem Land Sachsen-Anhalt:
