Mit dem Programm Phoenix hat Dataport Pionierarbeit für die Umsetzung der digitalen Souveränität in der öffentlichen Verwaltung geleistet. Die technische Machbarkeit eines digital souveränen Arbeitsplatzes wurde bewiesen. Auch wenn sich das Programm in dieser Form für Dataport als nicht wirtschaftlich tragfähig erwiesen hat, konnte mit der Übergabe der Community-Version an ZenDis ein funktionsfähiger Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. Dataport hat viel aus den Fehlern in diesem Programm gelernt und geht gestärkt daraus hervor.
Impulse für digitale Souveränität
Das Programm Phoenix ist aus der Debatte um die digitale Souveränität in Deutschland entstanden, die im Jahr 2018 unter anderem durch die kritische Positionierung der ersten US-amerikanischen Regierung unter Präsident Donald Trump zum Freihandel ausgelöst wurde. Bereits 2016 hatte der Verwaltungsrat von Dataport in einem Zielbild vorgegeben, Dataport solle seinen Kunden den Erhalt ihrer digitalen Souveränität sichern.
Vor dem Hintergrund der geopolitischen Entwicklungen und aus der Motivation heraus, eine digital souveräne Alternative zu den marktbeherrschenden Angeboten der großen Softwareanbieter zu schaffen, hat Dataport 2019 das Programm aufgesetzt. Ziel war es, aus existierenden und am Markt erfolgreichen Open-Source-Komponenten einen alternativen Arbeitsplatz zu erstellen, der alle wesentlichen Elemente bekannter Office-Suites enthält.
Impulsgeber für das Programm waren auch die Entscheidungen des IT-Planungsrats. Er hatte u. a. mit seinem „Eckpunktepapier zur Stärkung der Digitalen Souveränität der Öffentlichen Verwaltung“ aus dem Jahr 2020 „die große strategische Bedeutung [der Stärkung der Digitalen Souveränität] für die Verwaltung“ betont. Am 17. September 2021 haben Bund und zahlreiche Länder in einer gemeinsamen Absichtserklärung die Entwicklung eines digital souveränen Arbeitsplatzes als Ziel vereinbart.
Hintergrund war auch eine bereits im Jahr 2019 vom Bundesministerium des Innern (BMI) bei der PwC Strategy in Auftrag gegebene strategische Marktanalyse zur Reduzierung von Abhängigkeiten von einzelnen Software-Anbietern wie Microsoft. Die Studie zeigte Handlungsoptionen auf. Genannt wurde insbesondere die Diversifikation eingesetzter Softwareprodukte sowie der Aufbau und Einsatz von Open-Source-Alternativen. Die Studie empfahl, Schritte zur Gewährleistung der digitalen Souveränität einzuleiten. In der Folge hatte das BMI ein Referat etabliert, das ausschließlich für die Aufgabe, die Digitale Souveränität zu gewährleisten, eingesetzt wurde. Dieses Referat ist später zum Auftraggeber für Phoenix geworden.
Mit dem Vorhaben, einen digital souveränen Verwaltungsarbeitsplatz zu entwickeln und bereitzustellen, hatte sich Dataport als Umsetzer dieser strategischen Überlegungen und Beschlusslagen angeboten und auch positioniert. Die Finanzierung sollte und ist auf Basis von Fördermitteln, Aufträgen und Eigenleistungen erfolgen.
Trotz der politischen Beschlusslagen hat sich die Bereitschaft zur Mitfinanzierung und einer entsprechenden Beteiligung an dem Vorhaben als eine echte Herausforderung dargestellt. Unter diesem Gesichtspunkt stellte auch der Angriff Russlands auf die Ukraine im Februar 2022 eine Zäsur dar. Er hatte grundlegende Sicherheitsaspekte in den Mittelpunkt gerückt. In Folge wurden Haushaltsmittel für den souveränen Arbeitsplatz reduziert und in die Verteidigungshaushalte umgesteuert.
Erstmals im September 2023 zeichneten sich Verzögerungen bei der Herstellung der Produktreife der dPhoenixSuite ab. Nach Überplanung des Programms wurde im April 2024 deutlich, dass neben diesen Verzögerungen auch steigende Investitionen und Aufwände erforderlich waren.
Vor diesem Hintergrund ist die technische Machbarkeit und wirtschaftliche Tragfähigkeit auch mit externer Unterstützung überprüft worden. Das Ergebnis zeigte: Der von Dataport konzipierte digital souveräne Arbeitsplatz ist technisch machbar, aber wirtschaftlich in dieser Form und den gegebenen Rahmenbedingungen nicht tragfähig.
Die sich gegenüber den Erwartungen ab April 2024 deutlich verschlechternde wirtschaftliche Situation des Programms Phoenix ist unter anderem auf die veränderte Strategie des Bundes zurück zu führen, aber auch auf Verzögerungen in der Bereitstellung der Lösung für Kunden sowie damit verbundenen Kostenerhöhungen und Verschiebungen in den Erlösen. Dataport selbst hat im Rahmen der Produktentwicklung strategische und prozessuale Fehler gemacht, die sich negativ ausgewirkt haben.
Diese Fehler sind in einer kritischen Analyse des Programms und des Vorgehens analysiert und Handlungsfelder und Maßnahmen identifiziert worden, um erkannte Schwachstellen vom Management des Programms, der Bewertung von Opportunities bis zum Risikomanagement und Controlling abzustellen. Die Maßnahmen sind in einem Ende 2024 beschlossenen Handlungsplan bis Ende September 2025 umgesetzt worden.
Insgesamt hat das Programm Phoenix das Innovationspotential von Dataport jedoch gestärkt.
Wechsel der Verantwortung: ZenDis übernimmt den digitalen Arbeitsplatz
Das Ziel, existierende am Markt erfolgreiche Open-Source-Lösungen technisch miteinander zu integrieren und unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zugänglich zu machen, war dennoch erfolgreich.
Mitte 2022 beauftragte das BMI Dataport damit, die Community-Version eines „Digital Souveränen Arbeitsplatzes“ auf der Basis von Phoenix zu entwickeln. Ende 2022 hat das BMI das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDis) als Kompetenz- und Servicezentrum für Bund, Länder und Kommunen gegründet. Sie ist eine 100-Prozent-Tochter des Bundes, auch wenn sie den Ländern und Kommunen zur Mitwirkung offenstehen soll.
Dataport hat Anfang 2024 die Community-Version des Arbeitsplatzes an das ZenDis übergeben. Sie wird seitdem in der Verantwortung des ZenDis unter dem Namen openDesk erfolgreich betrieben und weiterentwickelt. Damit hat Dataport mit der dPhoenixSuite als First Mover einen funktionstüchtigen, digital souveränen Arbeitsplatz bereitgestellt. In der vom ZenDis betriebenen Version openDesk sind bereits nach Angaben des ZenDis heute 160.000 User*innen aktiv. Gut die Hälfte davon geht auf Dataport zurück.
Da das BMI das ZenDis Anfang 2024 als öffentlichen Auftraggeber positionierte und zwei öffentliche Anbieter am Markt nicht wirtschaftlich agieren können, hat Dataport sich entschieden, die Weiterentwicklung von Phoenix aufzugeben und künftig das ZenDis zu unterstützen. Entsprechend sind alle Kunden von Dataport inzwischen auf openDesk von ZenDis migriert.
Das Vorgehen hat wirtschaftlich dazu geführt, dass Dataport alle Investitionen für den Arbeitsplatz Phoenix im Jahr 2024 abgeschrieben hat. Diese Sonderabschreibung belief sich auf 36,5 Mio. Euro. Weitere Abschreibungen zu Phoenix werden in den kommenden Jahren nicht erfolgen. Der dadurch entstandene Bilanzverlust wird in den folgenden Jahren kompensiert werden. Das geplante operative Ergebnis für 2025 wird Dataport erreichen.
Die dPhoenixSuite ist die erste Referenzimplementierung eines digital souveränen Arbeitsplatzes. Das Programm ist im bundesweiten Kontext einzigartig. Vor dem Hintergrund der globalen Entwicklungen und der Anpassung der Prioritäten hatten sich sowohl Finanzierungs- als auch Erlöserwartungen nicht wie ursprünglich geplant erfüllt.
Auch wenn die Umsetzung des Programms Phoenix in sich erfolgreich und mit dem digital souveränen Arbeitsplatz des ZenDis fortgesetzt wird, so hat Dataport mit der Beendigung dieses Projektes in Summe einen wirtschaftlichen Verlust von 90 Mio. Euro zu verzeichnen gehabt. Das ist alles andere als zufriedenstellend. Der Verlust ist in dieser Höhe eine Folge einer strategischen Umorientierung des Bundes, aber auch die Folge von eigenen Fehlern in der Durchführung des Projektes. Diese Fehler sind Ende 2025 gründlich aufgearbeitet worden und haben mit der Umsetzung eines Maßnahmenplans bis September 2025 auch zu operativen Konsequenzen geführt. Dataport hat mit diesem innovativen Projekt Lehrgeld als First Mover gezahlt, aber gleichzeitig auch für kommende Vorhaben eine Menge für sich im Interesse seiner Träger und Kunden mit auf seinen weiteren Weg mitgenommen.