News – Erfolgreicher Einsatz in Hamburger Behörden: MailFWD sichtet E-Mails automatisch

Die Hamburger Verwaltung setzt bei der Bearbeitung von E-Mails in Funktionspostfächern auf künstliche Intelligenz: MailFWD (automatisierte Mailweiterleitung) sortiert eingehende Nachrichten von Bürger*innen nach Themen und leitet sie direkt an die zuständigen Mitarbeiter*innen weiter. Im Jahr 2024 startete MailFWD als Pilotprojekt. Mittlerweile setzen sechs Fachbereiche das Tool im Arbeitsalltag ein. Beim Hamburger Amt für Migration beispielsweise klassifiziert MailFWD E-Mails zu Themen wie Neuanmeldungen, Krankenversicherung oder Wohnungsangeboten automatisch – ein Prozess, der bislang viel Arbeitszeit beanspruchte.

MailFWD basiert auf dem Prinzip der natürlichen Sprachverarbeitung (Natural Language Processing) und nutzt sogenannte Transformer-Modelle, die speziell mit anonymisierten E-Mails aus der Verwaltung trainiert werden. Dadurch erkennt MailFWD Themen deutlich präziser als herkömmliche Schlagwortsuchen. Ein weiterer Vorteil: Die Lösung wird im Rechenzentrum von Dataport in einer geschützten Zone betrieben und erfüllt damit hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.

Allein im Amt für Migration gehen monatlich rund 5.000 E-Mails ein. MailFWD sichtet und sortiert das Postfach automatisch – und spart durchschnittlich 13 Arbeitstage im Monat ein. Bei allen sechs Hamburger Ämtern, die MailFWD bereits einsetzen, liegt die Zeitersparnis bei 75 Arbeitstagen. Gerade angesichts des Fachkräftemangels in der Verwaltung trägt MailFWD so zur Entlastung der Mitarbeiter*innen bei und schafft Kapazitäten für komplexere Aufgaben.  

Dataport hat die Lösung für das Hamburger Zentrum für Personaldienste (ZPD) im Auftrag des Amts für IT und Digitalisierung (ITD) entwickelt und im Bereich der Beamtenversorgung pilotiert. Ab 2027 soll MailFWD auch in weiteren Trägerländern von Dataport verfügbar sein.