Ein Jahr LLMoin: Hamburgs KI-Assistent verändert die Verwaltung

Was als Pilotprojekt in einem Bundesland begann, hat sich mittlerweile zu einer überregionalen Erfolgsgeschichte entwickelt. Ende 2024 wurde der KI-Assistent LLMoin erstmals in den Hamburger Behörden eingesetzt. Die Freie und Hansestadt Hamburg hatte als eine der ersten Städte ein Projekt zur Entwicklung eines KI-Tools für den öffentlichen Sektor initiiert und gemeinsam mit Dataport und weiteren Partnern umgesetzt. Inzwischen nutzen alle großen Behörden und Landesbetriebe in Hamburg LLMoin, etwa 40.000 Mitarbeitende unterstützt das Tool bei ihrer täglichen Arbeit. 

Von Hamburg in die Bundesländer

Doch auch über Hamburgs Grenzen hinweg besteht großes Interesse am KI-Assistenten für die Verwaltung: Ein Jahr nach seiner Einführung wird LLMoin bereits in Bremen, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz sowie Sachsen-Anhalt genutzt. In den vergangenen zwölf Monaten ist die Zahl der Nutzenden kontinuierlich gestiegen. Mittlerweile nutzen in den Bundesländern, in denen LLMoin eingeführt wurde, rund 60.000 Verwaltungsmitarbeitende das KI-Tool.

Das zeigt, der Bedarf an einem KI-Assistenten für die Verwaltung ist groß. Der öffentliche Sektor steht vor dem Problem, immer mehr Aufgaben mit immer weniger Personal bewältigen zu müssen. Ein KI-Assistent entlastet Mitarbeitende gezielt und unterstützt sie bei Aufgaben, die sonst viel Zeit kosten, wie das Formulieren von Texten, das Zusammenfassen von Dokumenten und das Recherchieren von Informationen. So bleibt mehr Raum für andere Tätigkeiten.

Im Unterschied zu kommerziellen KI-Tools ist LLMoin speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten. Es arbeitet datenschutzkonform in einer sicheren Umgebung, verarbeitet keine sensiblen Daten außerhalb der behördlichen Infrastruktur und lässt sich flexibel an interne Prozesse und Fachverfahren anpassen. Außerdem lässt sich LLMoin problemlos mit behördenspezifischen Datenquellen und Vorlagen verbinden. Dabei hält er alle gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben ein. 

In vier Sekunden zur Lösung

Martin Volk, Referent Grundsatz Daten und Data Governance der Senatskanzlei Hamburg, ist von der positiven Wirkung überzeugt: “Die Nutzung von LLMoin hat meinen Arbeitsalltag bereichert. Der KI-Assistent hilft mir dabei, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen und liefert mir zusätzliche Denkanstöße. Besonders schätze ich, wie LLMoin Informationen aufbereitet und Zusammenhänge sichtbar macht.”

Ein von Dataport im September und Oktober durchgeführtes Monitoring ergab, dass das „freie Prompten“ am häufigsten genutzt wurde. Die offene Chat-Funktion können Mitarbeitende flexibel nutzen, um individuelle Anfragen zu formulieren, bei denen LLMoin sie unterstützt. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Anfrage liegt bei etwa vier Sekunden. Das zeigt, dass Nutzende bei ihren Anliegen mit einer zügigen Antwort vom KI-Assistenten rechnen können, um ihre Aufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen.

Schnelle Nachnutzung für Behörden

Nach Hamburg, Niedersachsen, Bremen und Rheinland-Pfalz startete Sachsen-Anhalts Landesverwaltung im September 2025 ein Pilotprojekt mit LLMoin. Mitarbeitende von insgesamt sieben Ressorts werden bis Ende 2026 die Einsatzmöglichkeiten des KI-Assistenten im Arbeitsalltag erproben. “Indem wir die bewährte Anwendung aus Hamburg übernehmen, setzen wir auf einen pragmatischen Ansatz: Wir nutzen die Chancen der Digitalisierung, vermeiden hohe Entwicklungskosten und können unsere Ressourcen dort einsetzen, wo sie den größten Nutzen entfalten”, sagte Bernd Schlömer, Chief Information Officer (CIO) in Sachsen-Anhalt.

Von Anfang an lag der Fokus darauf, dass  Verwaltungen LLMoin problemlos weiterverwenden können. Der KI-Assistent wurde so konzipiert, dass er unkompliziert in anderen Verwaltungen eingesetzt werden kann. Kommunen, Städte, Bundesländer sowie öffentliche Einrichtungen und Unternehmen profitieren entscheidend davon. Sie sparen Zeit, Kosten, und profitieren von einer erprobten, verlässlichen Lösung. Und das ohne lange Wartezeit: Dataport ermöglicht eine einfache Anpassung und schnelle Betriebsbereitschaft in nur vier bis sechs Wochen. So kann LLMoin dank des Nachnutzungsmodells schnell von Verwaltungsangestellten genutzt werden.

Neue Funktionen – sicher und datenschutzkonform

Künstliche Intelligenz soll in der öffentlichen Verwaltung ausschließlich als unterstützendes Werkzeug eingesetzt werden und darf keine Entscheidungsfindung übernehmen. Denn es ist wichtig, dass Verantwortung und Kontrolle beim Menschen verbleiben.

Seit seiner Einführung wurde das KI-Tool stetig weiterentwickelt und noch stärker an die Kundenbedürfnisse angepasst. So kann LLMoin behördliche Datenquellen wie SharePoint durchsuchen und daraus in Sekunden Zusammenfassungen und Berichte erstellen. Die Prompt-Bibliotheken stellen fertige Anweisungen bereit, die Mitarbeitende für typische Verwaltungsaufgaben direkt nutzen können. Checklisten, Protokolle, Bürgerkommunikation und Übersetzungen müssen auf diese Weise nicht jedes Mal neu erstellt werden, sondern können als Vorlagen genutzt werden.

Für das kommende Jahr ist mit einem erneuten Anstieg der Nutzerzahlen zu rechnen. In den Bundesländern, in denen LLMoin bereits im Einsatz ist, sollen zukünftig mehr als 80.000 Mitarbeitende mit dem KI-Assistenten arbeiten dürfen. Schon jetzt zeigen weitere Behörden Interesse. Vor allem für Kommunen ist LLMoin interessant, da der KI-Assistent entscheidend dabei helfen kann, den steigenden Anforderungen und dem Fachkräftemangel in der kommunalen Verwaltung zu begegnen. Dafür wurde ein nutzerbezogenes Abrechnungsmodell entwickelt, das Kommunen den Einstieg erleichtert. Mit LLMoin hat sich ein effektives KI-Tool in der öffentlichen Verwaltung etabliert, das in Zukunft nicht mehr wegzudenken sein wird.