Wie Verwaltungsprojekte zum Erfolg werden – was hilft wirklich?
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Digitale Transformation, neue Fachverfahren, steigende Erwartungen – Verwaltungen setzen viele Projekte um. Die Analysen zeigen ein klares Bild: trotz guter Methoden, moderner Tools und motivierter Teams geraten viele Vorhaben ins Stocken – oder scheitern. Der Grund liegt selten im Projekt selbst. Entscheidend ist, wie gut Projektmanagement in der Organisation verankert ist. Das Reifegradmodell von Dataport zeigt, wie fit Organisationen im Projektmanagement wirklich sind. Es beleuchtet alle Ebenen – von Governance und Strukturen über Technologien, Kompetenzen und Methoden bis Portfoliomanagement. Welche Stolpersteine es gibt und wie Verwaltungen sie überwinden können, lesen Sie hier.
Im öffentlichen Sektor zeigt sich ein Muster: Projekte starten mit großem Engagement. Oft wird dann aber im Verlauf deutlich, dass die Strukturen einen reibungslosen Ablauf nicht ausreichend unterstützen. Klare Rollendefinitionen, systematische Steuerung und ein gut aufgestelltes Projektmanagement-Team sind Erfolgsfaktoren für Projekte. Definierte Zuständigkeiten sind die Voraussetzung dafür, dass Entscheidungen zeitnah und fundiert gefällt werden. Projektmanager*innen, die ausreichend Ressourcen zur Verfügung haben und gut qualifiziert sind, tragen ebenfalls maßgeblich zum Gelingen bei. Wer seine Aufgaben „nebenbei“ erledigen muss, nicht qualifiziert ist und keine Wertschätzung erfährt, strauchelt dagegen eher. Qualifiziertes Personal und definierte Verantwortlichkeiten helfen dabei, Kosten gut zu kalkulieren, Risiken richtig zu bewerten und Lessons Learned für weitere Projekte systematisch zu dokumentieren.
Mit den richtigen Rahmenbedingungen werden die Projektergebnisse zum Erfolgserlebnis. Frust, Verzögerungen, steigende Kosten und abgebrochene Projekte gehören dann zur Vergangenheit.
Ein fiktives Beispiel aus der Praxis: „Bürgerportal Nordtal“
Um typische Herausforderungen greifbarer zu machen, tauchen wir ein in das fiktive, aber durchaus realistische Szenario der Kreisverwaltung Nordtal: Voller Energie startet sie in die Einführung eines Bürgerportals. Die Mitarbeitenden sind motiviert, entwickelten erste Workflows und führten Workshops mit Bürger*innen durch. Nach einiger Zeit treten erste Schwierigkeiten auf. Es zeigt sich, dass die Projektziele nicht konkret definiert wurden. Entsprechend wechseln die Prioritäten häufig. Rollen und Zuständigkeiten sind nicht klar: Mal trifft das IT-Team Entscheidungen, mal das Fachamt, mal die Projektleitung. In einigen Fällen stehen Freigaben durch die Führungsebene wochenlang aus. Das Ergebnis ist ernüchternd und führt neben einer längeren Projektlaufzeit zu steigenden Kosten und Frust bei den Beteiligten.
Dieses fiktive Beispiel zeigt: Projekte scheitern selten am Engagement der Beteiligten, sondern an fehlenden Strukturen.
Doch die Lösung ist leicht umzusetzen. Wer nachhaltig ansetzen möchte, hebt den Blick weg vom Projekthin zur Organisation als Ganzes.
Erste Maßnahmen für erfolgreiche Verwaltungsprojekte
- Projekte in den Fokus stellen: Projektmanagement braucht Zeit, Budget, klare Verantwortlichkeiten und qualifizierte Personen.
- Auf Schulungen setzen: Karrierepfade für Projektmanager*innen vermitteln Grundlagen, bauen gezielt Kompetenzen auf, ohne Mitarbeitende zu überlasten, und schaffen Sicherheit im Projektalltag.
- Vision formulieren: Klare Ziele dienen als Kompass für Priorisierung und Entscheidungen.
- Klar kommunizieren und regelmäßige Meetings einplanen: Unterschiedliche Zielgruppen brauchen unterschiedliche Informationen. Ein monatliches Update für Auftraggeber, wöchentliche Abstimmungen im Projektteam über Aufgaben und transparente Kanäle für Stakeholder vermeiden Missverständnisse und stärken das Vertrauen.
- Vorlagen und Checklisten nutzen: Standardisierungen (zum Beispiel für Berichte, Rollen und einheitliche Tools) erleichtern die Projektarbeit erheblich.
- Reviews und Learnings etablieren: Feste Feedbackschleifen, Reviews und Lessons Learned sichern den Wissensaustausch und helfen, Verbesserungen nachhaltig zu verankern. Ferner unerstützen Netzwerke dabei, von Erfahrungen und Best Practices anderer zu profitieren.
Diese Quick Wins tragen dazu bei, kurzfristig spürbare Verbesserungen zu erreichen – und nachhaltig die Projektkultur zu optimieren.
Mit dem 360°-PM-Reifegradmodell zu erfolgreichen Projekten
In den kommenden Jahren wird die Zahl der Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung weiter steigen. Gleichzeitig bleiben Ressourcen knapp. Umso wichtiger ist es, dass Verwaltungen ihre Strukturen rechtzeitig professionalisieren. Hier kann es helfen, systematisch vorzugehen und zu ermitteln: Wo stehen wir? Welche Strukturen funktionieren bereits gut? Und wo sind die größten Baustellen?
Mit einem strukturierten Ansatz, wie dem 360°-PM-Reifegradmodell, decken Verwaltungen blinde Flecken auf. So können sie frühzeitig die richtigen Weichen stellen, um ihre Ressourcen gezielt einzusetzen und Projekte nachhaltig erfolgreich zu machen. Das Modell betrachtet die gesamte Organisation – von Prozessen über Tools bis hin zu Kompetenzen und Strukturen. Es entstehen realistische Roadmaps, die Schritt für Schritt umgesetzt werden.
Im Gegensatz zu oberflächlichen Checklisten setzt das Modell auf 1:1 Interviews, die tiefere Einblicke zu aktuellen Herausforderungen liefern. Bereits zwei Interviews reichen aus, um einen ersten, realistischen Überblick zu gewinnen. Eine Hilfestellung, die insbesondere Kommunen mit geringen Ressourcen bei digitalen Projekten unterstützt.
Fazit: Projekte brauchen Strukturen
Projektmanagement-Reife wird damit zu einer entscheidenden Zukunftsfrage: Nur Organisationen, die jetzt in klare Strukturen, Qualifikationen und Methoden investieren, schaffen die Basis dafür, auch in Zukunft den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
Wer diesen Paradigmenwechsel vollzieht, kann die Erfolgsquote seiner Projekte deutlich steigern – und stärkt die gesamte Organisation ebenso wie die Zufriedenheit seiner Mitarbeitenden. Und genau das entscheidet darüber, ob die digitale Transformation langfristig gelingt.
