Für Bürger*innen da – auch im digitalen Zeitalter
Gemeinsam für eine moderne Wohngeldbearbeitung – Wohngeldanträge schneller bearbeiten: Bremen setzt auf die KI-Assistenz „wohni“ und Dataport
Wie kann künstliche Intelligenz (KI) die Wohngeldbearbeitung entlasten und gleichzeitig den Service für Bürgerinnen und Bürger verbessern? In Bremen zeigt die Einführung der KI-Assistenz „wohni“, wie digitale Unterstützung und menschliche Fachkompetenz zusammenwirken können. Ein Blick auf ein gemeinsames Digitalisierungsprojekt von Bremen, forml und Dataport.
Die Wohngeldstelle der Hansestadt Bremen stand vor einer anspruchsvollen Situation. Die Wohngeldreform 2023 sowie die Zuwanderung aus der Ukraine hatte zu einem sprunghaften Anstieg der Anträge geführt. Die Mitarbeitenden waren hoch engagiert, doch die Flut an Papier, die Vielzahl an Unterlagen und steigenden Erwartungen der Bürger*innen waren kaum zu bewältigen. Wie kann es gelingen, trotz Fachkräftemangel und wachsender Arbeitslast den Service für die Menschen in Bremen zu verbessern?
Sachbearbeitung intelligent unterstützen
Gemeinsam mit der Wohngeldstelle bei der Bremer Senatorin für Bau, Mobilität und Stadtentwicklung (SBMS), und der forml GmbH brachte Dataport die innovative KI-Assistenz „wohni“ in die Hansestadt – ein KI-Assistenzsystem des Herstellers forml, das Tätigkeiten im Bereich der Sozialleistungen automatisieren kann. Ziel war es, Sachbearbeitende zu entlasten, ohne die fachliche Entscheidung aus der Hand zu geben. „wohni“ sollte Routineaufgaben übernehmen, Unterlagen sichten, sortieren und formale Prüfungen durchführen. Mitarbeitende sollten so entlastet werden und Zeit für wesentliche Aufgaben wie die rechtssichere und individuelle Bearbeitung der Anträge gewinnen.
Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung
Das Projektteam aus SBMS, forml GmbH und Dataport arbeitet seit Anfang 2026 eng zusammen, um die Wohngeldstelle in Bremen mithilfe eines KI gestützten, speziell auf die Wohngeldsachbearbeitung zugeschnittenen Assistenzsystems zukunftssicher aufzustellen.
In der ersten Phase wurde „wohni“ in der Wohngeldstelle pilotiert – mit Funktionen, die bereits in anderen Großstädten wie Hannover, Düsseldorf und München erfolgreich eingesetzt werden. Dort liest das Tool beispielsweise Anträge und Nachweisarten aus Online-Formularen, E-Mails und ungetrennten Scans aus und überführt sie direkt in strukturierte Daten. Oder es hilft dabei, eingehende Dokumente zu sortieren, klassifizieren und diese für die E-Akte vorzubereiten. Die Integration in bestehende Systeme erfolgte so, dass die Arbeitsfähigkeit der Wohngeldstelle jederzeit gewährleistet blieb.
In der zweiten Ausbaustufe entwickelt Dataport eine sogenannte bidirektionale Schnittstelle zur E-Akte. Damit können Wohngeldanträge automatisch an „wohni“ übergeben, aufbereitet und digital wieder abgelegt werden. Das wird die Bearbeitung noch effizienter machen, die Fehlerquote senken und die Planbarkeit der Arbeitslast steigern. Darüber hinaus kann „wohni“ Bürger*innen künftig automatisch informieren, sollten beispielsweise Unterlagen fehlen. So kann sich die Sachbearbeitung darauf konzentrieren, den dann vollständigen Antrag schnellstmöglich zu bearbeiten.
„Eine moderne Anwendung in der Verwaltung“
Seit Beginn der Einführung von „wohni“ in Bremen werden Mitarbeitende der Verwaltung erfolgreich entlastet. Sie schätzen vor allem die zuverlässige Unterstützung bei ihrer täglichen Arbeit: So wird unter anderem berichtet, dass „wohni“ auf Dinge hinweist, die man sonst übersehen hätte. Besonders bei umfangreichen Vorgängen biete das Tool wertvolle Hilfe, denn „die Unterlagentrennung ist bei großen Fällen eine enorme Hilfe“. Weitere Mitarbeitende konstatieren, dass „wohni“ „endlich mal eine moderne Anwendung in der Verwaltung“ sei. Auch Bürgerinnen und Bürger profitieren. Die Bearbeitung ihrer Anträge läuft schneller bei kürzeren Wartezeiten und besserem Service.
Die Reise geht weiter
Die Geschichte von „wohni“ in Bremen ist erst der Anfang. Gemeinsam mit den Partnern der forml GmbH wird das System auf die Bearbeitung weiterer Sozialleistungen ausgeweitet, von der Grundsicherung bis zum BAföG. Ziel ist es, das KI-Assistenzsystem als zukunftsfähige Standardlösung bereitzustellen und die Systemintegration flächendeckend voranzutreiben. Damit sollen Verwaltungen aller Ebenen in die Lage versetzt werden, effizient, modern und serviceorientiert zu arbeiten.
