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Dokumentenmanagement – Akten und Dokumente digital verwalten
Ob Anträge, Rechnungen oder Personalakten: Die öffentliche Verwaltung ist dabei, ihre Dokumente ins digitale Zeitalter zu überführen. Dabei wird der gesamte Prozess des Dokumentenlebenszyklus digital abgebildet – vom Stellen des Antrags bis zur Archivierung der Akten. Bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse unterstützen wir Länder und Kommunen und entlasten damit die Mitarbeiter*innen in der Verwaltung.
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Die elektronische Akte
Justizakten, BAföG-Anträge und Bauunterlagen haben eine Sache gemeinsam – sie müssen alle für die weitere Bearbeitung in eine digitale Form gebracht werden, sofern sie in Papierform eingereicht werden. Ämter, Behörden und Dienststellen der öffentlichen Verwaltung haben bereits einen Großteil dieser Dokumente digitalisiert oder Verfahren für die Digitalisierung von Papierdokumenten und Akten eingeführt. Doch was ist überhaupt ein digitales Dokument?
Bei einem digitalen Dokument handelt es sich um ein Schriftstück in elektronischer Form – auch elektronische Akte oder E-Akte genannt. Die E-Akte mit dem digitalen Dokument spielt in der Datenverarbeitung eine wichtige Rolle und bildet in der öffentlichen Verwaltung die Grundlage für die anfallenden Informationen und Daten.
Vom Scannen bis zur digitalen Ablage
Nichts geht in der öffentlichen Verwaltung ohne Dokumente. Dataport unterstützt die öffentliche Verwaltung dabei, ihre Papierakten zu digitalisieren. Zu Beginn der Digitalisierung steht in vielen Fällen das Scannen der alten Papier-Unterlagen. Nachdem die eingescannten Unterlagen digital vorliegen, müssen die Dateien gegebenenfalls noch bearbeitet werden. Zum Beispiel müssen Metadaten zu den digitalen Dokumenten eingegeben werden.
Diese Aufgaben manuell umzusetzen, ist sehr mühsam und zeitaufwendig. Einfacher ist es, mit einer entsprechenden Scan-Software zu arbeiten, die die Unterlagen automatisch erkennen und unter anderem Leerseiten entfernt. Zum Schluss müssen die gescannten und umgewandelten Dokumente gespeichert und abgelegt werden. Hierfür ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgelegt. Mit unseren Lösungen schaffen wir die Voraussetzungen für eine effiziente Verwaltungsarbeit - ganz ohne Papier - mit intelligentem Scannen, zentralem Dokumentenmanagement und damit der rechtssicheren Aktenführung.
Neue Wege bei Arbeit und Aufbewahrung
Neben der Kostenersparnis profitiert die öffentliche Verwaltung auch in anderer Hinsicht. Denn: Das digitale Dokumentenmanagement bietet Verwaltungsmitarbeiter*innen die Möglichkeit, zum Beispiel von zuhause oder einem Coworking Space auf Dokumente zuzugreifen, diese zu bearbeiten und zu versenden. Es müssen somit keine Akten mehr von einem Amt zum nächsten gefahren werden, was Zeit und Kosten spart.
Ein weiterer Vorteil betrifft die Aufbewahrung. Während sich Papierakten in Verwaltungsgebäuden teilweise bis unter die Decke stapeln, benötigen digitale Dokumente lediglich Plattenplatz auf Servern. Dieser Vorteil stellt jedoch zugleich eine Schwäche dar: Digitale Infrastrukturen der öffentlichen Verwaltung müssen Stabilität und Sicherheit im Verfahrensbetrieb garantieren, was Dataport mit seinem hochsicheren Rechenzentrum gewährleistet.
Das bieten wir
Dokumente scannen mit dDocuScan
Dataport hilft der öffentlichen Verwaltung mit seinem Scanverfahren dDocuScan dabei, Papierdokumente intelligent und wirtschaftlich zu digitalisieren. Das Verfahren beschleunigt die Prozesse und erleichtert die Arbeit mit den Dokumentenbeständen. Das intelligente Digitalisieren von Papierdokumenten bedeutet dabei mehr als Scannen: dDocuScan bietet zudem automatisierte Prozesse der Zuordnung und eine intelligente Texterkennung. So werden aus Papierstapeln durchsuchbare, elektronische Akten und Dokumente.
dE-Akte: Basis der digitalen Verwaltung
Die dE-Akte digitalisiert die Aktenführung. Sie vereinfacht die Zusammenarbeit durch die elektronische Vorgangsbearbeitung. Durch den Einsatz von Schnittstellen zu Fachverfahren werden die Informationen zentral verwaltet und aufbewahrt. Die elektronische Aktenführung ist deutlich sicherer als Papierakten.
E-Rechnung – Ihr digitaler Rechnungseingang
Alle Behörden sind verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Die E-Rechnung setzt alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55 mit fünf digitalen Wegen zur Rechnungsstellung und einem zentralen Rechnungseingang um.
Digitale Verwaltungsleistungen im Trend
Ab dem 1. Januar 2026 wird die E-Akte in der Justiz Pflicht. In den Trägerländern von Dataport haben sich die Gerichte und Staatsanwaltschaften auf den Weg gemacht, diese Vorgabe umzusetzen oder das Projekt bereits abgeschlossen.
Das Ziel bei der Einführung der elektronischen Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung ist nicht nur eine Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen, sondern die Einbindung der Bürger*innen und Unternehmen. Lose Zettelsammlungen, volle Archive und unübersichtliche Papierakten werden spätestens dann der Vergangenheit angehören.
Die Bereitschaft innerhalb der Bevölkerung, Verwaltungsangelegenheiten digital zu erledigen, ist vorhanden: Laut Statista reichen bereits 28,2 Millionen von rund 41 Millionen Steuerpflichtigen in Deutschland ihre Steuerklärung online ein (Stand Ende 2023).
Um Erfolg zu haben, wird es für die Zukunft wichtig sein, Prozesse wie das Scannen zu vereinfachen und zu verschlanken sowie Schnittstellen zu anderen Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung zu schaffen.
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