GARDEN legt Grundstein für digitalen Wandel im Gesundheitsamt
Aus unserem Projekt – Personalbedarfsermittlung im Erhaltungsmanagement in Hamburg
Das Projekt
Die Freie und Hansestadt Hamburg führte ein neues Erhaltungsmanagement für öffentliche Infrastruktur ein. Ziel war es, den zukünftigen Personalbedarf für den dauerhaften Betrieb methodisch fundiert zu ermitteln, sowohl in den Bezirksämtern, als auch in der Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft (BUKEA). Im Fokus standen vier Assetklassen: öffentliche Grün- und Erholungsanlagen, Waldinfrastruktur, Ufer und wasserwirtschaftliche Anlagen sowie öffentliche Hochwasserschutzanlagen. Dataport Consulting begleitete das Projekt methodisch und organisatorisch. Gemeinsam mit der BUKEA, den Bezirksämtern und fachlichen Expert*innen entstand eine methodisch fundierte Grundlage für die Haushaltsplanung 2027/2028 und die zukünftige Weiterentwicklung des Erhaltungsmanagements.
Herausforderung: Viele Prozesse und hohe Komplexität
Die Ausgangslage war komplex: Die Bezirke arbeiten aufgrund von lokalen Unterschieden mit unterschiedlichen organisatorischen Strukturen, Rollenbildern und Ressourcen. Gleichzeitig mussten mehr als 60 Prozesse im Erhaltungsmanagement bewertet und priorisiert werden, unter hohem Zeitdruck und mit begrenzten personellen Kapazitäten in den Fachbereichen. Hinzu kam: Die Einführung einer neuen Software ging mit einer Neubetrachtung und Angleichung der bestehenden Prozesse zwischen den einzelnen Bezirksämtern einher. Dadurch war es unter anderem möglich, die Personalbedarfsermittlung nachvollziehbar, belastbar und mit den Vorgaben des BMI-Leitfadens vereinbar zu machen.
Auf einen Blick
Kunde
Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft (BUKEA) der Freien und Hansestadt Hamburg
Ziele
Belastbare Personalbedarfsermittlung für das Erhaltungsmanagement
Ergebnis
Datengrundlage für zwölf Kernprozesse und Grundlage für die Haushaltsplanung 2027/2028
Unsere Consulting-Dienstleistungen
Dataport Consulting übernahm die methodische Steuerung und Begleitung der Personalbedarfsermittlung. Dazu gehörten:
- Entwicklung des Vorgehenskonzepts
- Durchführung und Moderation von Workshops
- Unterstützung bei der Priorisierung der Kernprozesse
- Aufbereitung und Auswertung der Schätz- und Fallzahldaten
- Methodische Begleitung nach BMI-Leitfaden
- Erstellung der Abschlussdokumentation
Unsere Methodik
Um trotz knapper Ressourcen belastbare Ergebnisse zu erzielen, setzte das Projektteam auf eine pragmatische und zugleich nachvollziehbare Vorgehensweise. Statt klassischer Zeitaufnahmen kam die PERT-Methode zum Einsatz. Das ist ein analytisches Schätzverfahren, das sich besonders für neue oder noch nicht vollständig etablierte Prozesse eignet. Ergänzend führte das Team Prozessklärungsworkshops durch und entwickelte Kategorisierungen für unterschiedliche Anlagentypen und Komplexitätsgrade. Digitale Workshop- und Abstimmungsformate ermöglichten eine enge Zusammenarbeit zwischen BUKEA, Bezirksämtern und fachlichen Expert*innen, auch unter hoher Auslastung der Beteiligten.
Das sagen unsere Kunden:
Das Projekt hat gezeigt, dass die Personalbedarfsermittlung in einem komplexen Umfeld ein iterativer Prozess ist, der enge Abstimmung und Flexibilität erfordert. Gemeinsam konnten wir eine solide Grundlage schaffen, die nun weiterentwickelt wird.
Josef Oberhofer und Andreas Lampa
BUKEA, Projektleitung Erhaltungsmanagement Ufer und Hochwasserschutz sowie Projektleitung Erhaltungsmanagement Grün und Waldinfrastruktur
Das Ergebnis
Das Projekt wurde planmäßig abgeschlossen. Die Abschlussdokumentation lag Ende März 2026 vor und bildet die Grundlage für die Haushaltsplanung 2027/2028. Insgesamt bewertete das Projektteam zwölf priorisierte Kernprozesse einheitlich und nachvollziehbar. Dadurch entstand erstmals eine Datengrundlage über mehrere Assetklassen und Bezirke hinweg. Die Ergebnisse unterstützen die Planungs- und Steuerungssicherheit im Erhaltungsmanagement und schaffen eine Grundlage für den zukünftigen Linienbetrieb.
Viele Vorteile sind schon jetzt sichtbar
Die Personalbedarfsermittlung hat die Diskussion zu Optimierungspotenzialen und Synergieeffekten zwischen den Bezirken gestärkt und ein gemeinsames Verständnis über Prozesse, Rollen und zukünftige Anforderungen geschaffen. Gleichzeitig entstand eine Methodik, die sich künftig fortschreiben und für die Weiterentwicklung des digitalen Erhaltungsmanagements weiter nutzen lässt.
