dRPA – Prozesse automatisieren

Öffentliche Verwaltungen sind geprägt von Fachkräftemangel und hohem Arbeitsdruck. Oft wird der Alltag von zeitraubenden Routineaufgaben bestimmt. Dies belastet Mitarbeiter*innen und verhindert die Fokussierung auf komplexere Aufgaben. dRPA bietet eine innovative Lösung, indem es Prozesse automatisiert und so Mitarbeiter*innen von wiederkehrenden Aufgaben entlastet. Entdecken Sie, wie dRPA Ihre Verwaltung optimiert und wertvolle Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten schafft.

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Kurz erklärt

Oft zögern viele öffentliche Verwaltungen damit, regelbasierte Routineaufgaben zu automatisieren. Denn die Entwicklung von passenden Schnittstellen oder Anwendungen ist zeitintensiv, nicht wirtschaftlich oder auch technisch nicht umsetzbar. Mit dRPA lassen sich Anwendungen automatisieren, ohne in den Programmcode einzugreifen oder Schnittstellen entwickeln zu müssen. Stattdessen nutzt dRPA das User Interface, wie es auch ein Mensch nutzen würde. Es kommuniziert mit anderen Systemen, extrahiert Daten, verändert diese und fügt sie in eine andere Anwendung ein.

dRPA überzeugt

Über90Roboter im Einsatz
Bereits1.750.000Fälle bearbeitet
Mehr als200.000Arbeitsstunden eingespart

Robotertypen

Sie haben die Wahl zwischen zwei Arten von Robotern: Unattended Roboter werden zentral gesteuert und benötigen keine menschliche Interaktion. Sie laufen remote und befinden sich ununterbrochen im Einsatz. Attended Roboter werden vom User gestartet und benötigen eine direkte, menschliche Interaktion. Sie laufen auf dem Rechner des Users und werden nach Bedarf während der Arbeitszeit eingesetzt. Egal für welchen Roboter Sie sich auch entscheiden – dRPA ist Ihr Schlüssel zur modernen, digitalen Verwaltung.

Unattended Roboter

Ihr Helfer im Hintergrund, der ohne Sie seinen Aufgaben nachgeht
Kann 24/7 eingesetzt werden
Wird zentral gesteuert und durch einen Zeitpunkt oder ein Event gestartet
Läuft remote, z.B. im Rechenzentrum auf einem RPA-Server
Besonders zur Automatisierung von längeren Prozessketten geeignet
Typische Anwendungspeispiele: Datenübertragung (z.B. von einer E-Mail in ein Fachverfahren), Dokumenten- und Rechnungverarbeitung, Zusammenführen von Informationen

Attended Roboter

Ihr persönlicher Helfer, der mit Ihnen gemeinsam agiert
Kann während Ihrer Arbeitszeit eingesetzt werden
Sie starten und steuern ihn selbst
Läuft auf Ihrem eigenen Endgerät
Besonders zur Automatisierung kleinerer Prozesse und Routineufgaben geeignet
Typische Anwendungspeispiele: Abfrage von Daten in Systemen, Dokumentenzusammenführung

Vorteile von dRPA

Gesteigerte Effizienz

Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück.

Schnell bezahlt gemacht

Die von Ihnen eingesparten Zeitaufwände und Ressourcen machen sich schnell für Sie bezahlt.

Weniger Fehler

Dank präziser Roboterarbeit gehören menschliche Ungenauigkeiten und Fehler der Vergangenheit an.

Zufriedene Kund*innen

Steigern Sie die Zufriedenheit der Bürger*innen, indem ihr Anliegen schneller bearbeitet wird.

Attraktiver Arbeitgeber

Sorgen Sie für abwechslungsreiche, wertschöpfende Aufgaben und stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke.

Hohe Flexibilität

Ob Änderungen im Fachverfahren oder neue politische Anforderungen – dRPA passt sich Ihren Herausforderungen flexibel an.

Das sagen unsere Kund*innen

Dank der zuverlässigen RPA ‚BoBo‘ (BorderBot) wird unser Team (WSP 62 – Grenzpolizei Hafen) spürbar entlastet. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie das Anlegen von Ordnern, das Befüllen von PDF-Dokumenten und der E-Mail-Versand funktioniert reibungslos. Insgesamt ist ‚BoBo‘ eine wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag – vielen Dank an Dataport für die professionelle Zusammenarbeit!
Olaf Hagenloch
Leiter der Wasserschutzpolizei Hamburg
Dank dRPA gewinnen unsere Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Die Roboter „Scotty 1-3“ lesen die übermittelten Klageeingänge aus und legen die Dokumente in den Akten des Fachverfahrens ab. So entfallen zeitraubende Hilfsprozesse und auch eine hohe Anzahl an Dokumenten ist gut zu bewältigen.
Stephan Klenzner
Leiter Justitiariat, Personalamt der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH)

Kundenbeispiele

Melderegisterabfrage für Rettungseinsätze

Schnelle, zuverlässige Registerabfrage mit 86 % Zeitersparnis.

Wenn Rettungskräfte im Einsatz sind, muss die anschließende Abrechnung präzise und fristgerecht erfolgen. Dafür werden Daten aus dem Melderegister benötigt. Diese Aufgabe wurde bislang sorgfältig manuell erledigt und beanspruchte entsprechend Zeit.

Mit der Automatisierung wird dieser notwendige Schritt jetzt sekundenschnell im Hintergrund ausgeführt. Die Abfrage, Validierung und Datenübernahme laufen vollständig regelbasiert ab.

Ergebnis:

86 % weniger Bearbeitungszeit (nur noch ca. 1 Minute)
Fristen werden zuverlässig eingehalten
Präzise Datenübernahme ohne Zusatzaufwand
Mehr Zeit für die eigentlichen fachlichen Aufgaben

Automatisierte Verarbeitung digitaler Wohngeldanträge

Digitale Anträge werden automatisiert übernommen, mit einer Zeitersparnis von 60 %.

Wohngeldanträge treffen heute digital ein, ein wichtiger Schritt der Modernisierung. Die Übernahme ins Fachverfahren erfolgte zuvor mit mehreren Handgriffen, die sorgfältige Aufmerksamkeit benötigten.

Durch die Automatisierung werden eingehende Anträge nun täglich gesammelt, aufbereitet und direkt übertragen. Mitarbeitende gewinnen wertvolle Zeit für die inhaltliche Bearbeitung und Beratung.

Ergebnis:

60 % kürzere Bearbeitungszeit (ca. 4 Minuten)
Fehleranfälligkeit deutlich reduziert
Mehr Fokus auf die fachliche Prüfung
Umsetzung in weniger als 4 Wochen

Automatisierte Buchung und Freigabe von Arbeitsstunden

Über 100.000 Vorgänge wurden digital unterstützt. Die Entlastung ist klar messbar.

In vielen Bereichen fallen Vorgriffs-, Zusatz- und Flexistunden an und jeder dieser Fälle soll korrekt gebucht und freigegeben werden. Das ist ein wichtiger Teil des Personalmanagements und wurde bisher mit großem Engagement manuell erledigt.

Heute übernehmen zwei Bots die wiederkehrenden Standardabläufe. Sie prüfen, buchen und geben Stunden automatisch frei. Damit bleibt den Teams mehr Zeit für Personalthemen, die individuelle Einschätzung und Expertise erfordern.

Ergebnis:

Automatisierte Bearbeitung von über 100.000 Fällen
Beschleunigung von ca. 10 auf ca. 4 Minuten pro Vorgang
Rückstände konnten komplett abgebaut werden
Stetig termintreuer Ablauf

MiStras: Automatische Verarbeitung von Strafsachen-Mitteilungen

Zeitgewinn von rund 150 Stunden pro Monat. Einheitliche und revisionssichere Abläufe.

Mitteilungen in Strafsachen treffen über das EGVP-Postfach ein und müssen der richtigen Akte zugeordnet werden. Diese Aufgabe erfordert Genauigkeit, Struktur und verlässliche Fristen und wurde bisher hochkonzentriert manuell ausgeführt.

Ein Bot übernimmt nun den vollständigen Standardprozess. Abruf, Speicherung, Zuordnung und der automatische Rückversand bei Nichtzuständigkeit folgen klar definierten und revisionssicheren Regeln.

Ergebnis:

Geplanter Zeitgewinn von 150 Stunden pro Monat
Einheitliche und nachvollziehbare Prozessqualität
Deutliche Entlastung der Mitarbeitenden
Projektumsetzung in nur 4 Wochen

Weitere Use Cases

Effiziente SAP-Nutzererstellung

Vereinfachte Antragsbearbeitung: Lassen Sie automatisch SAP Nutzeraccounts erstellen. Unser Roboter füllt dazu ein einfaches Antragsformular oder einen Change-Request aus, extrahiert die relevanten Informationen und legt nahtlos einen neuen SAP-User an. Das beschleunigt den Prozess enorm.

Schnelle Erstellung von Mitarbeiterdatensätzen

Automatisierte Stammdatenverwaltung: Nutzen Sie unsere Lösung, um automatisiert Mitarbeiterdatensätze zu generieren. Der Roboter erstellt basierend auf ausgefüllten Stammdatenfragebögen mühelos und präzise Datensätze im Personalsystem und beschleunigt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen.

Nahtlose Bestellübertragung zwischen Shopsystemen

Reibungslose Bestellabwicklung: Eliminieren Sie kostenintensive technische Schnittstellen. Unser Roboter überträgt Bestelldaten effizient in verschiedenen Shopsysteme, gewährleistet so eine nahtlose Kommunikation und beschleunigt die Bestellabwicklung erheblich.

Videos ansehendRPA in den Medien

Ebenfalls spannend – das Interview zum Thema RPA im Dataport Newsroom:

RPA-Produktmanager im Interview

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