dataportai_dRPA – Prozesse automatisieren
Öffentliche Verwaltungen sind geprägt von Fachkräftemangel und hohem Arbeitsdruck. Oft wird der Alltag von zeitraubenden Routineaufgaben bestimmt. Dies belastet Mitarbeiter*innen und verhindert die Fokussierung auf komplexere Aufgaben. dRPA bietet eine innovative Lösung, indem es Prozesse automatisiert und so Mitarbeiter*innen von wiederkehrenden Aufgaben entlastet. Entdecken Sie, wie dRPA Ihre Verwaltung optimiert und wertvolle Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten schafft.
Kurz erklärt
Oft zögern viele öffentliche Verwaltungen damit, regelbasierte Routineaufgaben zu automatisieren. Denn die Entwicklung von passenden Schnittstellen oder Anwendungen ist zeitintensiv, nicht wirtschaftlich oder auch technisch nicht umsetzbar. Mit dRPA lassen sich Anwendungen automatisieren, ohne in den Programmcode einzugreifen oder Schnittstellen entwickeln zu müssen. Stattdessen nutzt dRPA das User Interface, wie es auch ein Mensch nutzen würde. Es kommuniziert mit anderen Systemen, extrahiert Daten, verändert diese und fügt sie in eine andere Anwendung ein.
dRPA überzeugt
Roboter im Einsatz
Fälle bearbeitet
Arbeitsstunden eingespartRobotertypen
Sie haben die Wahl zwischen zwei Arten von Robotern: Unattended Roboter werden zentral gesteuert und benötigen keine menschliche Interaktion. Sie laufen remote und befinden sich ununterbrochen im Einsatz. Attended Roboter werden vom User gestartet und benötigen eine direkte, menschliche Interaktion. Sie laufen auf dem Rechner des Users und werden nach Bedarf während der Arbeitszeit eingesetzt. Egal für welchen Roboter Sie sich auch entscheiden – dRPA ist Ihr Schlüssel zur modernen, digitalen Verwaltung.
Unattended Roboter
- Ihr Helfer im Hintergrund, der ohne Sie seinen Aufgaben nachgeht
- Kann 24/7 eingesetzt werden
- Wird zentral gesteuert und durch einen Zeitpunkt oder ein Event gestartet
- Läuft remote, z.B. im Rechenzentrum auf einem RPA-Server
- Besonders zur Automatisierung von längeren Prozessketten geeignet
- Typische Anwendungspeispiele: Datenübertragung (z.B. von einer E-Mail in ein Fachverfahren), Dokumenten- und Rechnungverarbeitung, Zusammenführen von Informationen
Attended Roboter
- Ihr persönlicher Helfer, der mit Ihnen gemeinsam agiert
- Kann während Ihrer Arbeitszeit eingesetzt werden
- Sie starten und steuern ihn selbst
- Läuft auf Ihrem eigenen Endgerät
- Besonders zur Automatisierung kleinerer Prozesse und Routineufgaben geeignet
- Typische Anwendungspeispiele: Abfrage von Daten in Systemen, Dokumentenzusammenführung
Vorteile von dRPA
Gesteigerte Effizienz
Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück.
Schnell bezahlt gemacht
Die von Ihnen eingesparten Zeitaufwände und Ressourcen machen sich schnell für Sie bezahlt.
Weniger Fehler
Dank präziser Roboterarbeit gehören menschliche Ungenauigkeiten und Fehler der Vergangenheit an.
Zufriedene Kund*innen
Steigern Sie die Zufriedenheit der Bürger*innen, indem ihr Anliegen schneller bearbeitet wird.
Attraktiver Arbeitgeber
Sorgen Sie für abwechslungsreiche, wertschöpfende Aufgaben und stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke.
Hohe Flexibilität
Ob Änderungen im Fachverfahren oder neue politische Anforderungen – dRPA passt sich Ihren Herausforderungen flexibel an.
Das sagen unsere Kund*innen
Das Justitiariat des Personalamtes der FHH nutzt dRPA (robotergesteuerte Prozessautomatisierung) für automatisierte Dateneingaben. Die Roboter „Scotty 1-3“ legen Klagen im Fachverfahren an, verschicken Eingangs- und identifizieren Rückbestätigungen, lesen gerichtsseitige Klagebestätigungen aus und dokumentieren alles im richtigen Vorgang. Dies entlastet Mitarbeitende von wiederholter Datenpflege.
Kundenbeispiele
Schnelle, zuverlässige Registerabfrage mit 86 % Zeitersparnis.
Wenn Rettungskräfte im Einsatz sind, muss die anschließende Abrechnung präzise und fristgerecht erfolgen. Dafür werden Daten aus dem Melderegister benötigt. Diese Aufgabe wurde bislang sorgfältig manuell erledigt und beanspruchte entsprechend Zeit.
Mit der Automatisierung wird dieser notwendige Schritt jetzt sekundenschnell im Hintergrund ausgeführt. Die Abfrage, Validierung und Datenübernahme laufen vollständig regelbasiert ab.
Ergebnis:
- 86 % weniger Bearbeitungszeit (nur noch ca. 1 Minute)
- Fristen werden zuverlässig eingehalten
- Präzise Datenübernahme ohne Zusatzaufwand
- Mehr Zeit für die eigentlichen fachlichen Aufgaben
Digitale Anträge werden automatisiert übernommen, mit einer Zeitersparnis von 60 %.
Wohngeldanträge treffen heute digital ein, ein wichtiger Schritt der Modernisierung. Die Übernahme ins Fachverfahren erfolgte zuvor mit mehreren Handgriffen, die sorgfältige Aufmerksamkeit benötigten.
Durch die Automatisierung werden eingehende Anträge nun täglich gesammelt, aufbereitet und direkt übertragen. Mitarbeitende gewinnen wertvolle Zeit für die inhaltliche Bearbeitung und Beratung.
Ergebnis:
- 60 % kürzere Bearbeitungszeit (ca. 4 Minuten)
- Fehleranfälligkeit deutlich reduziert
- Mehr Fokus auf die fachliche Prüfung
- Umsetzung in weniger als 4 Wochen
Über 100.000 Vorgänge wurden digital unterstützt. Die Entlastung ist klar messbar.
In vielen Bereichen fallen Vorgriffs-, Zusatz- und Flexistunden an und jeder dieser Fälle soll korrekt gebucht und freigegeben werden. Das ist ein wichtiger Teil des Personalmanagements und wurde bisher mit großem Engagement manuell erledigt.
Heute übernehmen zwei Bots die wiederkehrenden Standardabläufe. Sie prüfen, buchen und geben Stunden automatisch frei. Damit bleibt den Teams mehr Zeit für Personalthemen, die individuelle Einschätzung und Expertise erfordern.
Ergebnis:
- Automatisierte Bearbeitung von über 100.000 Fällen
- Beschleunigung von ca. 10 auf ca. 4 Minuten pro Vorgang
- Rückstände konnten komplett abgebaut werden
- Stetig termintreuer Ablauf
Zeitgewinn von rund 150 Stunden pro Monat. Einheitliche und revisionssichere Abläufe.
Mitteilungen in Strafsachen treffen über das EGVP-Postfach ein und müssen der richtigen Akte zugeordnet werden. Diese Aufgabe erfordert Genauigkeit, Struktur und verlässliche Fristen und wurde bisher hochkonzentriert manuell ausgeführt.
Ein Bot übernimmt nun den vollständigen Standardprozess. Abruf, Speicherung, Zuordnung und der automatische Rückversand bei Nichtzuständigkeit folgen klar definierten und revisionssicheren Regeln.
Ergebnis:
- Geplanter Zeitgewinn von 150 Stunden pro Monat
- Einheitliche und nachvollziehbare Prozessqualität
- Deutliche Entlastung der Mitarbeitenden
- Projektumsetzung in nur 4 Wochen
Weitere Use Cases
Vereinfachte Antragsbearbeitung: Lassen Sie automatisch SAP Nutzeraccounts erstellen. Unser Roboter füllt dazu ein einfaches Antragsformular oder einen Change-Request aus, extrahiert die relevanten Informationen und legt nahtlos einen neuen SAP-User an. Das beschleunigt den Prozess enorm.
Automatisierte Stammdatenverwaltung: Nutzen Sie unsere Lösung, um automatisiert Mitarbeiterdatensätze zu generieren. Der Roboter erstellt basierend auf ausgefüllten Stammdatenfragebögen mühelos und präzise Datensätze im Personalsystem und beschleunigt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen.
Reibungslose Bestellabwicklung: Eliminieren Sie kostenintensive technische Schnittstellen. Unser Roboter überträgt Bestelldaten effizient in verschiedenen Shopsysteme, gewährleistet so eine nahtlose Kommunikation und beschleunigt die Bestellabwicklung erheblich.
Videos ansehen
dRPA in den Medien
- Effektivere Verwaltung durch "Bots" / NDR, Hamburg Journal
- RPA in der Hamburger Verwaltung / Hamburger Senat
- Robotic Process Automation (RPA) / Hamburger Senat
Ebenfalls spannend – das Interview zum Thema RPA im Dataport Newsroom:RPA-Produktmanager im Interview
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