dRPA – Prozesse automatisieren
Öffentliche Verwaltungen sind geprägt von Fachkräftemangel und hohem Arbeitsdruck. Oft wird der Alltag von zeitraubenden Routineaufgaben bestimmt. Dies belastet Mitarbeiter*innen und verhindert die Fokussierung auf komplexere Aufgaben. dRPA bietet eine innovative Lösung, indem es Prozesse automatisiert und so Mitarbeiter*innen von wiederkehrenden Aufgaben entlastet. Entdecken Sie, wie dRPA Ihre Verwaltung optimiert und wertvolle Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten schafft.
Kurz erklärt
Oft zögern viele öffentliche Verwaltungen damit, regelbasierte Routineaufgaben zu automatisieren. Denn die Entwicklung von passenden Schnittstellen oder Anwendungen ist zeitintensiv, nicht wirtschaftlich oder auch technisch nicht umsetzbar. Mit dRPA lassen sich Anwendungen automatisieren, ohne in den Programmcode einzugreifen oder Schnittstellen entwickeln zu müssen. Stattdessen nutzt dRPA das User Interface, wie es auch ein Mensch nutzen würde. Es kommuniziert mit anderen Systemen, extrahiert Daten, verändert diese und fügt sie in eine andere Anwendung ein.
dRPA überzeugt
- Über90Roboter im Einsatz
- Bereits1.750.000Fälle bearbeitet
- Mehr als200.000Arbeitsstunden eingespart
Robotertypen
Sie haben die Wahl zwischen zwei Arten von Robotern: Unattended Roboter werden zentral gesteuert und benötigen keine menschliche Interaktion. Sie laufen remote und befinden sich ununterbrochen im Einsatz. Attended Roboter werden vom User gestartet und benötigen eine direkte, menschliche Interaktion. Sie laufen auf dem Rechner des Users und werden nach Bedarf während der Arbeitszeit eingesetzt. Egal für welchen Roboter Sie sich auch entscheiden – dRPA ist Ihr Schlüssel zur modernen, digitalen Verwaltung.
Unattended Roboter
- Ihr Helfer im Hintergrund, der ohne Sie seinen Aufgaben nachgeht
- Kann 24/7 eingesetzt werden
- Wird zentral gesteuert und durch einen Zeitpunkt oder ein Event gestartet
- Läuft remote, z.B. im Rechenzentrum auf einem RPA-Server
- Besonders zur Automatisierung von längeren Prozessketten geeignet
- Typische Anwendungspeispiele: Datenübertragung (z.B. von einer E-Mail in ein Fachverfahren), Dokumenten- und Rechnungverarbeitung, Zusammenführen von Informationen
Attended Roboter
- Ihr persönlicher Helfer, der mit Ihnen gemeinsam agiert
- Kann während Ihrer Arbeitszeit eingesetzt werden
- Sie starten und steuern ihn selbst
- Läuft auf Ihrem eigenen Endgerät
- Besonders zur Automatisierung kleinerer Prozesse und Routineufgaben geeignet
- Typische Anwendungspeispiele: Abfrage von Daten in Systemen, Dokumentenzusammenführung
Vorteile von dRPA
Gesteigerte Effizienz
Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück.
Schnell bezahlt gemacht
Die von Ihnen eingesparten Zeitaufwände und Ressourcen machen sich schnell für Sie bezahlt.
Weniger Fehler
Dank präziser Roboterarbeit gehören menschliche Ungenauigkeiten und Fehler der Vergangenheit an.
Zufriedene Kund*innen
Steigern Sie die Zufriedenheit der Bürger*innen, indem ihr Anliegen schneller bearbeitet wird.
Attraktiver Arbeitgeber
Sorgen Sie für abwechslungsreiche, wertschöpfende Aufgaben und stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke.
Hohe Flexibilität
Ob Änderungen im Fachverfahren oder neue politische Anforderungen – dRPA passt sich Ihren Herausforderungen flexibel an.
Das sagen unsere Kund*innen
Dank der zuverlässigen RPA ‚BoBo‘ (BorderBot) wird unser Team (WSP 62 – Grenzpolizei Hafen) spürbar entlastet. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie das Anlegen von Ordnern, das Befüllen von PDF-Dokumenten und der E-Mail-Versand funktioniert reibungslos. Insgesamt ist ‚BoBo‘ eine wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag – vielen Dank an Dataport für die professionelle Zusammenarbeit!
Olaf Hagenloch
Leiter der Wasserschutzpolizei Hamburg
Dank dRPA gewinnen unsere Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Die Roboter „Scotty 1-3“ lesen die übermittelten Klageeingänge aus und legen die Dokumente in den Akten des Fachverfahrens ab. So entfallen zeitraubende Hilfsprozesse und auch eine hohe Anzahl an Dokumenten ist gut zu bewältigen.
Stephan Klenzner
Leiter Justitiariat, Personalamt der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH)
Kundenbeispiele
Melderegisterabfrage für Rettungseinsätze
Schnelle, zuverlässige Registerabfrage mit 86 % Zeitersparnis.
Wenn Rettungskräfte im Einsatz sind, muss die anschließende Abrechnung präzise und fristgerecht erfolgen. Dafür werden Daten aus dem Melderegister benötigt. Diese Aufgabe wurde bislang sorgfältig manuell erledigt und beanspruchte entsprechend Zeit.
Mit der Automatisierung wird dieser notwendige Schritt jetzt sekundenschnell im Hintergrund ausgeführt. Die Abfrage, Validierung und Datenübernahme laufen vollständig regelbasiert ab.
Ergebnis:
- 86 % weniger Bearbeitungszeit (nur noch ca. 1 Minute)
- Fristen werden zuverlässig eingehalten
- Präzise Datenübernahme ohne Zusatzaufwand
- Mehr Zeit für die eigentlichen fachlichen Aufgaben
Automatisierte Verarbeitung digitaler Wohngeldanträge
Digitale Anträge werden automatisiert übernommen, mit einer Zeitersparnis von 60 %.
Wohngeldanträge treffen heute digital ein, ein wichtiger Schritt der Modernisierung. Die Übernahme ins Fachverfahren erfolgte zuvor mit mehreren Handgriffen, die sorgfältige Aufmerksamkeit benötigten.
Durch die Automatisierung werden eingehende Anträge nun täglich gesammelt, aufbereitet und direkt übertragen. Mitarbeitende gewinnen wertvolle Zeit für die inhaltliche Bearbeitung und Beratung.
Ergebnis:
- 60 % kürzere Bearbeitungszeit (ca. 4 Minuten)
- Fehleranfälligkeit deutlich reduziert
- Mehr Fokus auf die fachliche Prüfung
- Umsetzung in weniger als 4 Wochen
Automatisierte Buchung und Freigabe von Arbeitsstunden
Über 100.000 Vorgänge wurden digital unterstützt. Die Entlastung ist klar messbar.
In vielen Bereichen fallen Vorgriffs-, Zusatz- und Flexistunden an und jeder dieser Fälle soll korrekt gebucht und freigegeben werden. Das ist ein wichtiger Teil des Personalmanagements und wurde bisher mit großem Engagement manuell erledigt.
Heute übernehmen zwei Bots die wiederkehrenden Standardabläufe. Sie prüfen, buchen und geben Stunden automatisch frei. Damit bleibt den Teams mehr Zeit für Personalthemen, die individuelle Einschätzung und Expertise erfordern.
Ergebnis:
- Automatisierte Bearbeitung von über 100.000 Fällen
- Beschleunigung von ca. 10 auf ca. 4 Minuten pro Vorgang
- Rückstände konnten komplett abgebaut werden
- Stetig termintreuer Ablauf
MiStras: Automatische Verarbeitung von Strafsachen-Mitteilungen
Zeitgewinn von rund 150 Stunden pro Monat. Einheitliche und revisionssichere Abläufe.
Mitteilungen in Strafsachen treffen über das EGVP-Postfach ein und müssen der richtigen Akte zugeordnet werden. Diese Aufgabe erfordert Genauigkeit, Struktur und verlässliche Fristen und wurde bisher hochkonzentriert manuell ausgeführt.
Ein Bot übernimmt nun den vollständigen Standardprozess. Abruf, Speicherung, Zuordnung und der automatische Rückversand bei Nichtzuständigkeit folgen klar definierten und revisionssicheren Regeln.
Ergebnis:
- Geplanter Zeitgewinn von 150 Stunden pro Monat
- Einheitliche und nachvollziehbare Prozessqualität
- Deutliche Entlastung der Mitarbeitenden
- Projektumsetzung in nur 4 Wochen
Weitere Use Cases
Effiziente SAP-Nutzererstellung
Vereinfachte Antragsbearbeitung: Lassen Sie automatisch SAP Nutzeraccounts erstellen. Unser Roboter füllt dazu ein einfaches Antragsformular oder einen Change-Request aus, extrahiert die relevanten Informationen und legt nahtlos einen neuen SAP-User an. Das beschleunigt den Prozess enorm.
Schnelle Erstellung von Mitarbeiterdatensätzen
Automatisierte Stammdatenverwaltung: Nutzen Sie unsere Lösung, um automatisiert Mitarbeiterdatensätze zu generieren. Der Roboter erstellt basierend auf ausgefüllten Stammdatenfragebögen mühelos und präzise Datensätze im Personalsystem und beschleunigt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen.
Nahtlose Bestellübertragung zwischen Shopsystemen
Reibungslose Bestellabwicklung: Eliminieren Sie kostenintensive technische Schnittstellen. Unser Roboter überträgt Bestelldaten effizient in verschiedenen Shopsysteme, gewährleistet so eine nahtlose Kommunikation und beschleunigt die Bestellabwicklung erheblich.
Videos ansehendRPA in den Medien
Effektivere Verwaltung durch "Bots" / NDR, Hamburg Journal
RPA in der Hamburger Verwaltung / Hamburger Senat
Robotic Process Automation (RPA) / Hamburger Senat
Ebenfalls spannend – das Interview zum Thema RPA im Dataport Newsroom:
