Künstliche Intelligenz
Automatisierung – Effiziente Verwaltungsprozesse
Automatisierung ist für die Verwaltung ein Schlüssel für mehr Effizienz: Mit automatisierten Prozessen sinkt der Personaleinsatz, Zeit wird gespart und die Datenkonsistenz verbessert.
Automatisierung für effiziente Verwaltungsprozesse
Es sind die typischen Probleme der analogen Verwaltungsarbeit: Das knappe Personal verbringt viel Zeit mit Routinearbeiten, Vorgänge verzögern sich bei hohem Aufkommen oder wegen Urlaub oder Krankheit der Zuständigen. Fehler schleichen sich bei der händischen Datenerfassung und -weitergabe ein. Durch Automatisierung, also den Einsatz von Softwarerobotern für wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben, lassen sich die genannten Probleme auf einen Schlag lösen.
Was ist Automatisierung?
Automatisierung bedeutet, wiederkehrende Aufgaben und Abläufe von Maschinen abarbeiten zu lassen, statt dafür Menschen einzusetzen. Für die öffentliche Verwaltung sind vor allem die Prozessautomatisierung (RPA=Robotic Process Automation) und die Datenautomatisierung von Bedeutung. Bei der Prozessautomatisierung übernehmen IT-Systeme Teile des Arbeitsablaufes, übertragen und verarbeiten z.B. selbständig Informationen weiter, erstellen Berichte oder stoßen Folgeprozesse automatisch an. Die Datenautomatisierung geht einen Schritt weiter, indem IT-Systeme Daten aus großen Datenmengen filtern und diese auswerten oder weiterverarbeiten.
Nachrichtenbroker: Automatischer Informationsfluss beschleunigt Prozesse und verbessert die Datenkonsistenz
Besonders bei gleichbleibenden Aufgaben mit vielen Wiederholungen spielt Automatisierung seine Stärken aus, wie der Nachrichtenbroker von Dataport beispielhaft zeigt. Diese IT-Infrastruktur vermittelt standardisierte Mitteilungen zwischen den angeschlossenen Verwaltungen automatisiert. Die Daten in Fachverfahren von Meldebehörden, Standesämtern, Ausländerbehörden, Baubehörden und vielen anderen Verwaltungen werden so automatisch an beteiligte Behörden weitergegeben und können dort direkt in deren Fachverfahren übernommen werden. Aktualisiert eine Verwaltung einen Datensatz, werden automatisch Nachrichten an andere beteiligte Verwaltungen generiert, ohne dass ein*e Mitarbeiter*in zusätzlich etwas tun muss. Rund drei Millionen solcher Nachrichten stellt der Nachrichtenbroker unverzüglich an 1500 angeschlossene Postfächer von Maschine zu Maschine zu. Mit dem Ergebnis, dass es keine Verzögerungen im Prozess gibt und dass Fehlerquellen durch mehrfache Datenerfassung ausgeschaltet werden. Die Konsistenz der Daten wird so verbessert.
Chatbots: Automatischer Kundenservice in gleichbleibender Qualität
Ein Musterbeispiel für die Entlastung von Mitarbeiter*innen und Qualitätssicherung sind Chatbots. In vielen Verwaltungen gibt es das gleiche Problem: Das Beantworten von Anfragen von Bürger*innen oder Unternehmen nimmt viel Zeit der Mitarbeiter*innen in Anspruch. Mit einem Chatbot als Ansprechpartner lassen sich bereits viele Fragen ohne Personaleinsatz zuverlässig beantworten. Und der Chatbot kann – je nach Programmierung – dazulernen und jederzeit mit neuen Antworten gefüttert werden. Die Folge: Das Fachpersonal muss nur noch komplexere Fragen selbst beantworten. Die Fragenden bekommen rund um die Uhr sofort eine Antwort und der Chatbot gibt zuverlässig immer dieselben Informationen heraus. Hier sind also Zeitersparnis und Qualitätssicherung das Ergebnis der Automatisierung.
RPA: Beschleunigtes Onboarding durch Softwareroboter
Bei der Robotic Process Automation (RPA) übernimmt ein IT-System vollautomatisch Teile von Prozessen oder vollständige Prozesse. Bei Dataport legt so ein Softwareroboter zum Beispiel Personaldaten im Personalwirtschaftssystem dPersonalmangament an. Wer bei Dataport als Mitarbeiter*in einsteigt, füllt einmal ein Standardformular aus und sendet es an ein Funktionspostfach. Dort liest ein Softwareroboter die Daten automatisch aus und legt für die neue Mitarbeiterin einen neuen Datensatz im Personalwirtschaftssystem an. Die weiteren für das Onboarding entscheidenden Prozesse basieren auf diesen Daten. Im Ergebnis werden neue Mitarbeiter*innen ohne Verzögerungen ins System eingepflegt. Und nebenbei werden Fehlerquellen durch händische Dateneingaben minimiert und die Personalabteilung von Routinearbeiten entlastet.
Fraudmanagement: Effiziente automatische Kontrolle von Zahlungsströmen
Ein weiteres Feld für automatisierte Prozesse ist die Business Intelligence (BI) in der Finanzverwaltung. Das von Dataport betriebene Fraudmanagement aus dem SAP-Umfeld zum Beispiel nutzt Softwareroboter, um Zahlungsströme zu überwachen. Für die Kasse Hamburg prüft das System in Echtzeit und regelbasiert rund 500.000 Buchungen pro Monat und meldet Auffälligkeiten. Mithilfe dieser Form von Automatisierung verläuft die Prüfung nicht nur schneller, sondern auch viel effizienter. Die Mitarbeiter*innen der Finanzverwaltung prüfen nur noch um die gemeldeten Unregelmäßigkeiten kümmern. In Folge bleibt Zeit für andere Aufgaben.
Ganzheitliche Expertise für Automatisierung
Die Automatisierung von Verwaltungsprozessen führt zu deutlichen Effizienzsteigerungen. Dataport berät und begleitet öffentliche Verwaltungen bei der Einführung automatisierter Prozesse, denn dafür ist ganzheitliche Expertise notwendig. Dazu gehört die Analyse und Optimierung der Verwaltungsprozesse und der Datenbasis, um das Automatisierungspotenzial ausschöpfen zu können. Dabei beziehen wir die Mitarbeiter*innen bei den Veränderungen ein und prüfen rechtliche Fragen beim Umgang mit sensiblen Informationen. Nicht zuletzt betreiben wir Ihre Automatisierungslösung in unserem sicheren Rechenzentrum.
