New Work

New Work in der Verwaltung

Unsere Arbeitswelt verändert sich. Die Verwaltungen verändern sich mit und beschäftigen sich mit neuen Arbeitsmodellen und innovativen Formen der Zusammenarbeit. Sie wollen Mitarbeiter*innen flexible und moderne Arbeitsbedingungen bieten und den gestiegenen Ansprüchen an moderne Verwaltungen entsprechen.

Gründe für New Work

Vielfältige Motivationen: Neue Wege der Arbeitsorganisation

Klimaschutz, Attraktivität als Arbeitgeber, Effizienzsteigerung und mehr – die Motive für den Wunsch nach Veränderung der Arbeitsorganisation in der öffentlichen Verwaltung sind sehr unterschiedlich. Deshalb gibt es keine Standardlösung, wie Verwaltung New Work für sich umsetzen sollte.

Die Landesregierung Schleswig-Holsteinwill Flächen effizienter nutzen, Arbeitsplätze moderner organisieren und flexible Arbeitsmodelle anwenden, um in den nächsten Jahren einen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. Hauptmotivation der Landesregierung sich für New Work zu öffnen ist, Wege zu finden die Vorgaben des Energiewende- und Klimaschutzgesetzes zu erfüllen, die bis 2035 umgesetzt sein müssen.

Am Anfang müssen Entscheider*innen sich grundlegend fragen: Warum möchten wir etwas verändern? Was ist unser Ziel? Erst wenn der Fokus klar ist, macht es Sinn darüber nachzudenken, ob New Work dabei helfen kann, die definierten Ziele zu erreichen.

Was ist New Work?

Allgemein versteht man unter New Work die Gesamtheit der modernen und flexiblen Formen der (Büro)arbeit bzw. der Arbeitsorganisation (z. B. Telearbeit). Geprägt wurde der Begriff von dem amerikanischen Sozialphilosophen deutscher Herkunft Frithjof Bergmann (geb. 1944).

New Work bei Dataport

Warum wir bei Dataport zu New Work beraten? Ganz einfach: Wir haben die Transformation von der klassischen Arbeitsorganisation hin zu neuen, modernen Arbeitsformen selbst durchlebt. Durch die Corona-Pandemie standen wir vor der Herausforderung uns innerhalb kürzester Zeit so aufzustellen, dass Mitarbeiter*innen aus dem Homeoffice arbeiten konnten. Als IT-Dienstleister hatten wir in vielen Bereichen bereits die passende Infrastruktur und waren somit in der Lage den Betrieb aufrechtzuerhalten. Natürlich mussten wir uns in dieser neuen Situation auch erst einmal zurechtfinden und herausfinden, wie wir unseren Arbeitsalltag organisieren müssen, um unsere Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.

Nach zwei Jahren Pandemie sind wir einfach bei unseren flexiblen Arbeitsmodellen geblieben. Warum? Weil wir gemerkt haben, dass unsere Mitarbeiter*innen die bestmögliche Leistung bringen, wenn wir Rahmenbedingungen für die Arbeitsorganisation schaffen, sie aber selbst entscheiden können, wann, wie und wo sie arbeiten.

Die meisten Mitarbeitenden haben ihren festen Arbeitsplatz im Büro aufgegeben und arbeiten im Homeoffice, mobil von unterwegs oder buchen sich mit dReservierungeinen Schreibtisch an einem unserer Standorte. Meetings finden im Rahmen von Videokonferenzenaber auch regelmäßig persönlich statt. Und auch die Nutzung unserer Flächen hat sich verändert. Unsere Mitarbeiter*innen verabreden sich gezielt im Büro, um sich zu vernetzen und persönlich auszutauschen. Ein großer Teil der Arbeitsorganisation erfolgt über dTeamboard.

Insgesamt erleben wir, dass die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden mit New Work zugenommen hat, weil sie selbstbestimmt arbeiten und Job und Privatleben leichter vereinbaren können. Die Transformation zur neuen Arbeitskultur ist damit aber nicht abgeschlossen. New Work ist ein fließender Prozess an dem wir kontinuierlich weiterarbeiten.

Herausforderungen und Chancen

Herausforderungen und Chancen für die öffentliche Verwaltung auf dem Weg zu New Work

  • Herausforderungen

    • Bürokratische Strukturen: Bürokratische Hierarchien und langwierige Genehmigungsprozesse können die Einführung agiler, flexibler Arbeitsweisen erschweren.
       
    • Datenschutz und Sicherheit: Neue Arbeitsmodelle und Technologien, die Vernetzung und Flexibilität fördern, müssen strenge Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erfüllen.
       
    • Kultureller Wandel: Mitarbeitende müssen auf die Veränderungen der Arbeitskultur vorbereitet und in den Prozess mit einbezogen werden.
       
    • Rechtliche Vorschriften: Strenge rechtliche Vorschriften und Regulierungen können die Einführung von flexiblen Arbeitsweisen und Technologien einschränken.
       
    • Budgetbeschränkungen: Die Umsetzung von New Work-Prinzipien erfordert Investitionen, die finanziert werden müssen.
  • Chancen

    • Effizienzsteigerung: Mobiles Arbeiten und digitale Arbeitsplätze ermöglichen die effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen. Ressourcen können besser genutzt und dadurch Kosten gespart werden.
       
    • Bessere Dienstleistungsqualität: Moderne Arbeitsmethoden können die Qualität der Dienstleistungen erhöhen und die Zufriedenheit der Bürger*innen steigern.
       
    • Attraktiv für Talente: Flexible Arbeitsbedingungen und Weiterbildungsmöglichkeiten machen die öffentliche Verwaltung für junge und qualifizierte Fachkräfte attraktiver und können dem Fachkräftemangel entgegenwirken.
       
    • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: New Work-Prinzipien, wie beispielsweise flexible Arbeitszeiten und mehr Eigenverantwortung, erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
       
    • Bessere Krisenbewältigung: Mitarbeiter*innen können in Krisensituationen von zu Hause arbeiten und den Betrieb aufrechterhalten.

Arbeitsinstrumente New Work

Smarte Lösungen für New Work

Erinnern wir uns an die Landesregierung Schleswig-Holstein und ihren Plan New Work zu nutzen, um ökologischer zu werden. Konkret will das Land bis 2030 mindestens 20 Prozent der Büroflächen und zehn Prozent der Gesamtflächen einsparen. Wie macht es das und wie hilft New Work dabei?

Das Dienstleistungszentrum Personal Schleswig-Holstein (DLZP) in Kiel hat sich als eine der ersten Landesbehörden neu organisiert. Die rund 330 Beschäftigten haben die Möglichkeit flexibel und mobil zu arbeiten und verzichten auf einen festen Arbeitsplatz im Büro. Wer ins DLZP kommt, bucht sich einen Schreibtisch (Desk Sharing), Besprechungsräume oder was er für seine tagesaktuellen Aufgaben benötigt.

Als Buchungstool hat sich das Dienstleistungszentrum für dReservierungvon Dataport entschieden, weil es alle Anforderungen erfüllt. Mittlerweile nutzen insgesamt zehn Landesbehörden in Schleswig-Holstein dReservierung für eine einfache, zeitgemäße Buchung und eine effiziente Nutzung von Ressourcen.

Dies ist nur eines von zahlreichen Beispielen, wie digitale Anwendungen New Work in Ihrer Verwaltung erleichtern können. Eine umfassende Übersicht bietet unser Flyer Smarte Lösungen.

New Work – neue hybride Arbeitswelt

Wie finde ich die richtige Videokonferenzlösung für mich? Anworten auf diese und weitere Fragen rund um hybride Arbeit, finden Sie in unsere Broschüre.

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Beratungsleistungen

Unsere Beratungsleistungen

Dataport berät und unterstützt die öffentliche Verwaltung hinsichtlich neuer Arbeitsformen, digitaler Kollaboration und der passenden Infrastruktur mit unterschiedlichen Angeboten:

  • Impulsvorträge und Workshops
    Unsere Expert*innen erklären, worum es bei New Work geht. Danach schauen wir gemeinsam auf Ihre Ziele und wie neue Arbeitsformen dazu beitragen können, sie zu erreichen. 
  • Klärung von Anforderungen für New Work
    Sie haben beschlossen, in Ihrer Verwaltung neue Arbeitsweisen einzuführen? Dann müssen Sie herausfinden, wie die aktuellen Bedingungen dafür angepasst werden können. Sollen die bestehenden Räume umgestaltet werden? Benötigen die Mitarbeiter*innen mobile Geräte, um flexibel zu arbeiten? Wie tauschen Sie Informationen aus und kommunizieren miteinander? Gemeinsam mit Ihnen schauen wir uns an, welche Wünsche und Bedürfnisse die Mitarbeitenden haben. 
  • Beratung rund um die notwendige Infrastruktur
    Bei einem Umzug in neue Räumlichkeiten oder der Planung neuer Flächen gibt es im Hinblick auf New Work einiges zu beachten: Wie müssen Räume passend für Arbeitsformen ausgestattet sein (z. B. Raumaufteilung, Videokonferenzsysteme)? Wie können Mitarbeitende Arbeitsplätze buchen, wenn sie keinen festen Arbeitsplatz mehr haben? Unsere Expert*innen unterstützen Sie bei der Planung.
  • Unterstützung bei der Einführung neuer Tools
    Um mobil und erfolgreich zusammenzuarbeiten bedarf es Kommunikations- und Kollaborations-Tools. Ob Videosysteme, Messenger-Dienste oder virtuelle Whiteboards – unser Team hilft Ihnen bei der Auswahl, Einführung und Etablierung der passenden Werkzeuge.

Arbeitsorganisation und Tools

Wir sind für Sie da

Sebastian Marx, Transitionsmanagement-Team
Sebastian Marx
Leiter Collaboration