Gruppenbild mit KI - Photo Detective im Museumseinsatz
Interview: Carmen Gräf – „KI kann die Verwaltung verbessern, wenn sie klug eingesetzt wird“
8 min.
Mehr Anträge, weniger Personal, steigende Erwartungen: Für Beschäftigte in der öffentlichen Verwaltung wächst der Druck spürbar. Die Studie „Fachverfahren Decoded“ zeigt, wie sich Verwaltungsverfahren mit KI gezielt optimieren lassen, um Entlastung zu schaffen. Doch nicht immer ist KI die Lösung, mahnt Benjamin Schürmann, Co-Autor der Studie.
Herr Schürmann, für den Einsatz von KI schlagen Sie eine „Matching-Logik“ vor. Was heißt das?
Es heißt vor allem: erst den eigenen Arbeitsprozess verstehen, dann über die passende Technik nachdenken. Viele starten mit der Frage, was KI kann. Aber entscheidend ist, wo im eigenen Arbeitsalltag Engpässe entstehen. Ein Verwaltungsverfahren lässt sich aufteilen in Antrag, Bearbeitung und Entscheidung. Wenn man weiß, in welchem Bereich es hakt, lässt sich gezielt prüfen, ob Technologie helfen kann. Am Ende stehen zwei Fragen: Ist es fachlich sinnvoll? Und ist es technisch möglich? Wenn beides zutrifft, lohnt sich der KI-Einsatz.
Warum haben Sie die Studie überhaupt gemacht?
Weil es ein massives Erkenntnisproblem gibt – und das betrifft vor allem die Verfahren in der Verwaltung. In Deutschland existieren über 20 000 Fachverfahren, doch es fehlt ein Überblick darüber, wer was wie und wo macht und warum Fachverfahren durchgeführt werden. Das bedeutet konkret: Beschäftigte müssen oft langwierige Prozesse bearbeiten, obwohl es anderswo längst bessere Lösungen gibt. Gleichzeitig steigt der Druck durch den Fachkräftemangel und die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an einen modernen Staat. Andererseits bergen KI und Datenanalyse enorme Chancen. Unser Ziel war es deshalb, sichtbar zu machen, wo Entlastung möglich ist und wie die Technologie dabei helfen kann.
Was sollten Verwaltungen beachten, bevor sie KI einsetzen?
Der wichtigste Punkt: vom Problem ausgehen, nicht von der Technologie. Statt überstürzt zu entscheiden: „Wir machen jetzt KI“, sollte die Überlegung sein: „Hier haben wir einen ineffizienten Prozess. Kann Technologie helfen?“ Dazu kommen vier Faktoren, nämlich die Datenqualität, der rechtliche Rahmen, interdisziplinäre Teams und gegebenenfalls die Nutzerperspektive, wenn es sich um Bürgerservices handelt.
Was bedeutet das konkret?
Der größte Hebel liegt im Antragsprozess. Wer schon einmal Wohngeld oder BAföG beantragt hat, weiß, wie kompliziert das ist. Mit KI könnte daraus ein dialogbasierter Prozess werden: Ein System stellt Fragen, versteht Antworten und trägt die Daten automatisch ein. Das würde Verfahren deutlich vereinfachen und für die Bürgerinnen und Bürger zugänglicher machen.
Was Sie beschreiben, klingt nach viel Aufwand – bei hohem Zeitdruck.
Stimmt. Deshalb braucht es pragmatische Lösungen. Statt alles neu zu bauen, könnte man wie in der Studie beschrieben die Arbeitsabläufe in Bausteine zerlegen – etwa formale Vorprüfung und finanzielle Abwicklung. Diese Bausteine lassen sich gezielt verbessern und später kombinieren. Das entlastet schneller und ist realistischer umzusetzen.
Stichwort Wiederverwendung: Warum wird nicht mehr voneinander gelernt?
Das ist eine zentrale Frage. Viele Probleme sind in Bundesländern und Kommunen identisch, zum Beispiel bei der Vergabe von Kitaplätzen oder Sozialleistungen. Trotzdem entwickelt jede Kommune eigene Lösungen. Viele Beschäftigte arbeiten in isolierten Systemen. Sie wissen nicht, dass andere Verwaltungen ähnliche Probleme längst gelöst haben. Das führt zu Doppelarbeit und unnötigem Aufwand.
Können Sie das an einem Beispiel festmachen?
Ja, sogar aus meinem Alltag: Ich habe die Vaterschaft für mein Kind offiziell anerkannt, beim Jugendamt. Zwei Jahre später wollte ich einen Ausweis für mein Kind beantragen. Für die zuständige Behörde war nirgends ersichtlich, dass ich als Vater im Register eingetragen bin. Es gab keine Schnittstelle, keine Datenweitergabe zwischen den Ämtern. Ich musste es mit einem Papierdokument nachweisen. Das zeigt das Grundproblem: Die Daten existieren, aber sie sprechen nicht miteinander. Auch das unterstreicht die Studie nochmal: KI-Lösungen können nur dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn strukturierte Daten an der richtigen Stelle und im richtigen Format vorliegen.
Welche Hürden gibt es neben den Datensilos?
Erstens fehlt es an Know-how in der Breite. Zweitens das föderale System mit vielen Ebenen. Drittens werden bestehende Prozesse oft nicht evaluiert, bevor sie digitalisiert werden. Das führt dazu, dass ineffiziente Abläufe einfach digital weiterlaufen. Auch das hat unsere Studie gezeigt.
Gibt es auch positive Entwicklungen?
Ja, definitiv. Es gibt schon Projekte, die zeigen, was möglich ist, wie etwa ein KI-gestütztes System für Planungs- und Genehmigungsverfahren in der Verwaltung. Am Beispiel der Wasserstoffinfrastruktur bilden KI-Agenten den kompletten und sehr komplexen internen Verwaltungsprozess von Anfang bis Ende ab. Die KI beschleunigt so indirekt die Verbindung von Industriezentren, Speichern und Importterminals. Dieses Projekt wurde beim World Government Summit 2026 in Dubai in der Kategorie „Best Use of AI in Government Services“ ausgezeichnet. Solche Unternehmungen zeigen: Es geht, wenn man es konsequent denkt.
Wie sehen Sie vor diesem Hintergrund die Zukunft der deutschen Verwaltung?
Das Potenzial ist groß. Andere sind weiter, etwa die nordischen Länder, Lettland oder die Ukraine. Aber Deutschland hat aufgeholt – zumindest im Problembewusstsein. Mit neuen Strukturen und politischem Fokus könnte sich das Tempo erhöhen. Seit das Digitalministerium gegründet wurde, ist dieses Thema auf der politischen Agenda höher gerückt. Ich habe erstmals den Eindruck, dass die Digitalisierung in der Verwaltung wirklich ernsthaft angegangen wird. Entscheidend wird sein, ob es gelingt, Insellösungen zu vermeiden, also nicht alles nebeneinander doppelt und dreifach zu entwickeln.
So groß das Potenzial ist: Wo liegen die Risiken von KI?
Ganz klar im Umgang damit. KI darf nicht autonom entscheiden, wer Leistungen bekommt. Sie kann unterstützen, aber die Verantwortung muss beim Menschen bleiben. Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind unabdingbar. Und es ist wichtig, Diskriminierung durch Algorithmen zu vermeiden. KI lernt aus bestehenden Daten und kann bestehende Ungleichheiten verstärken. Wer das nicht berücksichtigt, verschärft Probleme, statt sie zu lösen. Ein weiterer Punkt ist der sogenannte kognitive Kontrollverlust: Wenn Menschen Entscheidungen an Systeme delegieren, verlernen sie, selbst zu entscheiden. Deshalb braucht es bewusst eingebaute Reibung, also Momente, in denen KI-generierte Ergebnisse von Benutzerinnen und Benutzern hinterfragt werden müssen.
Deutschland belegt im EU-Vergleich bei der Digitalisierung der Verwaltung oft nur hintere Plätze. Wie können wir besser werden?
Jedes Land, jede Stadt hat zig Verfahren gleichzeitig laufen und müsste überprüfen, wie gut diese wirklich funktionieren. Wo sind Bedarfe? Wo ist eine hohe Problemlast? Wo müssen Verwaltungsangestellte zehntausendmal im Monat manuell den gleichen Schritt erledigen, obwohl es relativ einfach wäre, diesen zu automatisieren? KI kann die Verwaltung deutlich verbessern, sie effizienter, schneller, bürgernäher machen. Aber nur, wenn sie klug eingesetzt wird. Sonst entsteht einfach nur ein digitaler Flickenteppich.
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